Laut einer aktuellen Studie der Everest Group task mining zu einer der am schnellsten wachsenden Kategorien intelligenter Automatisierungssoftware geworden, wobei die Investitionen von Unternehmen in diesem Jahr um 75-85 % steigen.
In diesem Artikel betrachten wir ein konkretes Beispiel für task mining Software - Objektzentrierte Task Mining (OCTM) aus der Perspektive eines Kreditgenehmigungsverfahrens.
Was genau ist task mining?
Task mining ist eine Softwarekategorie, die automatisch Benutzerinteraktionen innerhalb verschiedener Geschäftsanwendungen erfasst und so die Auswertung und Analyse der Ausführung von Arbeitsaufgaben ermöglicht.
Diese Technologie ermöglicht die Beantwortung von Fragen wie:
- Kann der Einzelne die ihm zugewiesenen Aufgaben unter Verwendung der verfügbaren Werkzeuge und Ressourcen effektiv ausführen?
- Wie ist die Zeitverteilung auf die verschiedenen Aufgaben, und konzentrieren sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Arbeiten?
- Wenden verschiedene Teams oder Einzelpersonen unterschiedliche Methoden zur Ausführung von Aufgaben an, und gibt es beispielhafte Verfahren, die verbreitet werden könnten?
- Welche Aufgaben bilden Engpässe in wichtigen Prozessen oder führen zu Redundanzen in Arbeitsabläufen?
Objektorientierter Ansatz für task mining
Object-Centric Task Mining (OCTM) ist ein innovativer Ansatz, der in den 2020er Jahren formuliert wurde und task mining Technologien mit Fortschritten in der künstlichen Intelligenz und dem Cloud Computing verbindet. Dieser Durchbruch ermöglicht es Unternehmen, Prozesse in verschiedenen Geschäftsanwendungen und IT-Infrastrukturen nachzuvollziehen. Durch den Einsatz von Spitzentechnologien wie Work API bietet OCTM einen umfassenden Einblick in Aufgaben und Prozesse innerhalb von Geschäftseinheiten.
OCTM erfasst Geschäftsprozessinformationen direkt von den Benutzeroberflächen verschiedener Geschäftsanwendungen und bietet einen Einblick in Prozesse und damit verbundene Objektaufgaben, wie z. B. Rechnungsstellung, Verwaltung von Kundentickets und Kreditanträge in einem Unternehmen. Diese Methodik ermöglicht eine automatisierte, umfassende Sicht auf Prozesse und Aufgaben.
Die Datenerfassungstechnik von OCTM ist für die Mitarbeiter nicht störend und erfasst Daten zu Geschäftsobjekten in Echtzeit, ähnlich wie der Microsoft Task Manager, der auf vielen Desktops zu finden ist. Ein entscheidender Unterschied ist, dass OCTM keine benutzerspezifischen Informationen oder Daten aus unternehmensfremden Anwendungen erfasst. Es überwacht also nicht Ihre Aktivitäten auf Plattformen wie Spotify oder Facebook und hat auch kein Wissen über Ihre Identität. Der analytische Fokus liegt ausschließlich auf den Geschäftsobjekten, die zwischen den Anwendungen übertragen werden.
Im gezeigten Beispiel werden Aufgaben- und Prozessereignisse über OCTM aufgezeichnet, die sich auf die Genehmigung einer Bestellung beziehen, wobei das überwachte Geschäftsobjekt als die eindeutige Rechnungsnummer 4500016565 identifiziert wird. OCTM kann alle Aufgaben im Zusammenhang mit diesem spezifischen Geschäftsobjekt aus unterschiedlichen Geschäftsanwendungen zuordnen und eigenständig eine End-to-End-Prozesslandkarte formulieren, die systematisch die wichtigsten Aufgaben und Prozessereignisse beschreibt.
Objektorientiertes task mining Fallbeispiel
Object-Centric Task Mining (OCTM) ist von zentraler Bedeutung für die Bewältigung der dringenden Herausforderungen der heutigen globalisierten Teams und Geschäftsaktivitäten und bietet Anpassungsfähigkeit an komplexe digitale Umgebungen, die sowohl aus modernen als auch aus älteren Tools bestehen.
Der zentrale Vorteil von OCTM liegt in der Fähigkeit, wichtige Geschäftsobjekte wie Fall-IDs, Kundendiensttickets oder eindeutige Versandnummern zu überwachen, während sie durch die Geschäftsabläufe navigieren, wodurch die Notwendigkeit einer Bildschirmaufzeichnung oder einer zusätzlichen Auswertung von Ereignisprotokollen aus Systemdatenbanken entfällt.
Nehmen wir einen repräsentativen Fall eines internationalen Bankinstituts:
Ein neuer Kreditantrag wird an die Salesforce-Cloud CRM übermittelt und vom Front-Office-Team in Washington in den Vereinigten Staaten geprüft. Ein vorangegangener Kreditantrag wird erkannt und auf seine Übereinstimmung mit den Richtlinien geprüft. Nach der Validierung wird der Fall an das nächste Team weitergegeben. Die für den Fall gemessene aktive Arbeitszeit des Teams beläuft sich auf 25 Minuten. 2,5 Tage später befasst sich das Mid-Office-Team Madrid in Spanien mit dem Kreditantrag. Der Fall mit der Nummer CA5324 wird mit einer internen Microsoft-Excel-Datenbank abgeglichen und als genehmigt eingestuft, was 30 Minuten aktive Arbeitszeit in Anspruch nimmt. 14 Tage nach der Genehmigung überprüft das Back-Office-Team in Bangalore (Indien) den Fall, nachdem der Kunde auch den Kreditbedingungen zugestimmt hat. Die Kreditbedingungen werden in SAP S4/Hana aktualisiert, und das Kreditteam wird über Microsoft Teams benachrichtigt.
Die von OCTM erfasste manuelle Gesamtbearbeitungszeit für diesen Kreditantrag betrug 75 Minuten, bei einer Gesamtdurchlaufzeit von 17 Tagen. Diese Messungen werden automatisch mit Tausenden von analogen Transaktionen verglichen, und die wichtigsten Engpässe werden den Prozessverantwortlichen aufgezeigt.
Nächster Schritt: Lesen Sie mehr über task mining Beispiele im ebook Object-Centric Task Mining.
