Unsere Vision von einem perfekt optimierten Unternehmen.
Stellen wir uns für einen Moment vor, wie ein "perfekt optimiertes" Unternehmen aussehen würde.
Es ist eine Organisation, die nie aufhört, ihre Geschäftsprozesse zu verbessern und nach den besten Möglichkeiten zur Optimierung der Abläufe zu suchen. Sie erkennt die sich rasch verändernde Landschaft an und passt sich ihr jedes Mal an, so wie der Ozean auch nach dem stärksten Sturm stabil bleibt.
Eine solche Organisation verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz zur Automatisierung. Es versteht den Markt und die Trends und ist der Konkurrenz durch sein unablässiges Streben nach Spitzenleistungen voraus. Die drei organisatorischen Säulen - Menschen, Prozesse und Technologie - sind alle "datenfreundlich" und arbeiten in einem perfekten Gleichgewicht für dasselbe Ziel.
In dieser Organisation arbeitet jeder an den wertvollsten Dingen, ohne alle zwei Jahre Transformationsprojekte durchführen zu müssen. Es gibt keinen Platz für Altsysteme oder siloartige Strukturen. Stattdessen ist die Organisation transparent und offen für Entwicklungen. Nun, bevor wir noch poetischer werden, lassen Sie uns weitermachen.
Es gibt mehr zu optimieren, als Sie denken...
Die Frage ist: Gibt es solche Organisationen, an die wir denken können? Selbst die datengesteuertesten und agilsten Unternehmen weisen einige Unzulänglichkeiten auf, und das ist durchaus verständlich - je größer das Unternehmen, desto komplexer sind seine Betriebsmodelle, Geschäftsanwendungen und Prozesslandschaft. Dennoch streben Organisationen danach, dies zu werden, um auf dem Markt produktiv und wettbewerbsfähig zu sein. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Workfellow Sie einem perfekt optimierten Unternehmen näher bringen kann.
Was ist Workfellow?
Workfellow ist eine Plug-and-Play process intelligence Plattform, die zeigt, wie Teams verschiedene Anwendungen, Werkzeuge und Systeme nutzen, um Aufgaben und Prozesse auf innovative Weise durchzuführen. Work API Ansatz. Einfach ausgedrückt, hilft Workfellow dabei, zu sehen, wie die Arbeit in digitalen Fußabdrücken erledigt wird, und gibt dann automatisch Empfehlungen dazu ab, welche Technologie- oder Prozessänderungen die Arbeit und den Betrieb verbessern könnten.
Was wollen die Unternehmen mit Workfellow erreichen?
Es gibt bestimmte Dinge, die Unternehmen auf ihrer Digitalisierungsreise erreichen wollen und können. Bei Workfellow sind wir der Meinung, dass sich alles auf diese drei Kriterien reduziert, die, wenn sie verbessert werden, das Unternehmen wirklich optimieren können.
Digitalisierungsgrad
Diese Kennzahl gibt an, welcher Anteil der Arbeit in den bevorzugten Geschäftsanwendungen erledigt wird. Je optimierter und digitalisierter das Unternehmen ist, desto höher ist der Digitalisierungsgrad, was bedeutet, dass das Unternehmen schneller und effizienter arbeitet.
Warum ist das wichtig? In der Vergangenheit versuchten die Unternehmen, von Papier auf elektronische Dokumente umzusteigen - Word, Excel, elektronische Rechnungsstellung, einfach alles. Was Unternehmen jetzt brauchen, um wirklich digitalisiert zu werden, ist ein "dokumentenloses" Büro.
Als Excel in den Büros Einzug hielt, war dies ein enormer Produktivitätssprung im Vergleich zu Stift und Papier. Doch jetzt, da es viele effiziente Systeme und Tausende geeigneter SaaS-Tools gibt, sind die Tabellenkalkulationen und Dokumente, die einst neu waren, zu Feinden der Effizienz geworden. Unzählige Tabellenkalkulationen und Dokumente, die sich innerhalb der Teams und zwischen den Abteilungen bewegen, haben unser Leben schwerer und die Arbeit komplexer gemacht. Die Mitarbeiter müssen stundenlang durch all die Informationen navigieren, um das zu finden, was sie brauchen, und um diese verdammten Dateien zu aktualisieren, was den Datenfluss behindert und somit die Transparenz verringert.
*Unter bevorzugten Geschäftsanwendungen verstehen wir hier die optimalsten Tools, Technologien und Anwendungen für eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Prozess in einer bestimmten Organisation. So würde beispielsweise die Erstellung von Echtzeit-BI-Berichten oder der Ersatz von Excel durch Fetch API die Produktivität verbessern und somit in diesem speziellen Fall eine bevorzugte Anwendung darstellen.
Durchfluss
Dieses Verhältnis zeigt, wie "sauber" unsere Arbeit ist.
Die manuelle Erstellung von Berichten durch Abtippen der Daten, die wiederholte Beantwortung derselben Fragen und das wöchentliche Ausfüllen desselben Berichts für die Beteiligten sind Aufgaben, die einen reibungslosen Arbeitsablauf verhindern. Teams könnten viel Zeit sparen, wenn sie diese Aufgaben eliminieren und sich auf kritischere, wertschöpfende Arbeiten konzentrieren würden.
Als Lösung könnten Automatisierungsskripte dort, wo sie benötigt werden, oder optimierte Arbeitsabläufe die Arbeit mühelos und intuitiv machen, so dass sie buchstäblich fließt.
Zeit
Die dritte Kennzahl hängt eng mit den ersten beiden zusammen und ist ein direktes Ergebnis dessen, was zuvor zur Verbesserung und Automatisierung der Arbeitsabläufe getan wurde. Wie der Name schon sagt, zeigt sie, wie die während der Nutzung der Software vorgenommenen Änderungen zu einer Zeitersparnis beigetragen haben. Wir können die tatsächliche Auswirkung dessen, was wir tun, sehen - wie viel Zeit wir durch die Verbesserung der Arbeit und die Beseitigung von manuellen, banalen und sich wiederholenden Tätigkeiten sparen können.
Zeitersparnis ist eine wesentliche Maßnahme, wenn das Unternehmen effizienter und produktiver werden will.
Diese drei Kriterien werden in unserer Software umrissen und automatisch gemessen, so dass die Nutzer ihre Erfolge auf dem Weg zur Digitalisierung im Auge behalten können. Viele Unternehmen versuchen, diese Kennzahlen zu liefern, aber oft basieren sie auf Schätzungen und bieten keinen ganzheitlichen Blick auf die Digitalisierung aus allen Perspektiven. Workfellow ist die erste Plattform, die diese Indikatoren auf der Grundlage von Echtzeitdaten und Fakten misst.
Was würden Veränderungen bei diesen Maßnahmen für ein Unternehmen bedeuten?
Sobald sich diese Maßnahmen innerhalb der Organisation verbessern, wird die Arbeit flüssiger, reibungsloser und transparenter. Dies wirkt sich auch direkt auf die Produktivität der Mitarbeiter aus, da sie die Arbeit als angenehmer und weniger manuell empfinden werden. Außerdem werden die Prozesse digitalisiert, optimiert und automatisiert, und die Technologie ergänzt den Menschen, um die Arbeit sinnvoller zu gestalten.
Wie kann ich optimiert werden?
Um wirklich optimiert zu werden, ist es wichtig, die Teile der Arbeit zu verstehen, die dies verhindern und/oder die möglicherweise verbessert werden könnten.
- Seien Sie dokumentenlos.
Wir haben es bereits erwähnt, aber es lohnt sich, es noch einmal zu betonen. Die Umstellung von Papier auf elektronische Dokumente war ein entscheidender Schritt für die Arbeitsweise von Unternehmen. Nach der Umstellung verließen sich die Menschen jedoch zu sehr auf E-Dokumente und begannen, sie für buchstäblich alles zu erstellen und zu verwenden.
Erinnern Sie sich noch an das letzte Mal, als Sie sich durch einen gemeinsamen Ordner voller Word-Dokumente und Tabellenkalkulationen wühlten, um diese kleine Information zu finden? Genau, wir kennen den Schmerz! Plötzlich haben wir uns zu sehr auf Dokumente verlassen und uns angewöhnt, für jede Kleinigkeit ein Dokument zu erstellen.
Es mag an dieser Stelle schwer zu akzeptieren sein, aber es ist möglich, die Dokumente bei unserer Arbeit zu reduzieren. In der Tat gibt es viele umfassende Tools und Software für bestimmte Zwecke, die dabei helfen, verschiedene Informationen an einem einzigen Ort in geordneter Weise zu organisieren, anstatt sie in mehreren Dokumenten zu haben. Die wichtigste Erkenntnis ist also, dass wir, so wie wir damals papierlos wurden, das Potenzial haben, dokumentenlos zu werden und eine neue Ära der Informationsverarbeitung zu beginnen.
- Sehen Sie die Realität der Arbeit.
Bevor man mit Digitalisierungs-/Automatisierungsaktivitäten und -projekten beginnt, muss man verstehen, was genau den reibungslosen Ablauf behindert oder ihn möglicherweise unterbricht. Wenn ein Unternehmen optimiert (sprich: erfolgreich) werden will, muss es zunächst den aktuellen Zustand seiner Abläufe kennen. Ohne ausreichende Kenntnis von Punkt A ist es praktisch unmöglich, zu Punkt B - einem Endziel - zu gelangen.
Was sollten wir also tun? Die richtigen Daten sammeln, die genau widerspiegeln, wie das Unternehmen arbeitet, damit die späteren Entscheidungen darauf basieren können. Es gibt eine unbegrenzte Zahl von Möglichkeiten und Dingen, die wir mit den richtigen Daten tun können. Was wir bei Workfellow am häufigsten in den Unternehmen als Hauptursache für Workflow-Probleme sehen, sind vor allem manuelle Tätigkeiten, die die Menschen daran hindern, effizient zu arbeiten.
- Verstehen, wo Technologie Sie unterstützen kann
Alle Technologien, Tools und Software sind vorhanden. Denken Sie an eine beliebige Geschäftsaufgabe oder einen Prozess, der optimiert werden muss - die Chancen stehen gut, dass es Dutzende von Tools gibt, die bei der gleichen Herausforderung helfen.
Die Frage ist nur, welche man für ein bestimmtes Problem wählen soll. Technologie ist der beste Produktivitätsverstärker, und Sie möchten nicht auf all die großartigen Dinge verzichten, die sie bieten kann. In der Zwischenzeit sollte die Wahl der richtigen Technologie sehr gründlich sein und auf zuverlässigen Daten beruhen. Sie muss auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sein und messbare Verbesserungen und nachprüfbare Auswirkungen auf Ihre Geschäftsvorgänge haben.
Wie optimiert Workfellow die Arbeit?
Workfellow ist eine Software, mit der Sie sehen können, wie die Arbeit in Ihrem Unternehmen erledigt wird. Sie ermöglicht die Echtzeitüberwachung aller arbeitsbezogenen Prozesse und Aktivitäten. Darüber hinaus schlägt sie sofortige , nach Prioritäten geordnete Maßnahmen zur Optimierung von Geschäftsabläufen und Technologien vor, um die operative Exzellenz zu maximieren. Auf diese Weise stellt Workfellow sicher, dass sich jede Rolle und jedes Team auf die wichtigsten Dinge konzentrieren kann und gleichzeitig die Gewissheit hat, dass alles auf die sicherste Art und Weise erledigt wird.
Eines ist sicher: Unternehmen sehen sich mit immer schnelleren Veränderungen konfrontiert, die von Kunden, Lieferanten, Märkten usw. ausgehen. Unternehmen müssen sich also schnell anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die einzige Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ein klares Verständnis der Arbeitsrealität im gesamten Unternehmen zu erlangen. Und zwar genau jetzt. Und dabei kann Workfellow sicherlich helfen.
