Prozessoptimierung erklärt - Methoden, Vorteile und Werkzeuge

Prozessoptimierung ist ein Kernelement eines effektiven Geschäftsprozessmanagement (BPM). Sie ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft, bei der bewährte Praktiken in verschiedenen Geschäftsbereichen implementiert werden können, wobei jedoch jedes Unternehmen einzigartige Faktoren zu berücksichtigen hat.

In diesem Artikel werden die verschiedenen Arten von Prozessoptimierungstechniken, die Schritte zur Optimierung eines Prozesses und die mit Prozessverbesserungsinitiativen verbundenen Herausforderungen untersucht.

Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung ist der systematische Ansatz zur Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen, um maximale Effizienz, Effektivität und Qualität zu erreichen. Das Ziel der Prozessoptimierung ist die kontinuierliche Verringerung von Verschwendung, die Steigerung der Produktivität und letztlich die Verbesserung des Endergebnisses einer Organisation.

Die Prozessoptimierung spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass ein Unternehmen effizient arbeitet, hohe Qualitätsstandards in der Produktion oder bei Dienstleistungen aufrechterhält und die Erwartungen der Kunden erfüllt. Durch die Optimierung von Prozessen und die Verringerung von Ineffizienzen können Unternehmen Ressourcen zuweisen und sich auf strategische Initiativen konzentrieren, die Wachstum und Rentabilität fördern.

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Schritte zur Optimierung eines Prozesses

Prozessoptimierung ist selten eine einmalige Angelegenheit. Stattdessen ist die Prozessoptimierung in der Regel ein kontinuierlicher Prozess, der von Fachleuten für Operational Excellence vorangetrieben wird, die methodische Verfahren zur Planung, Analyse und Durchführung von Prozessverbesserungen anwenden.

Bei der Optimierung eines Prozesses in einer Unternehmensorganisation sind mehrere Schritte zu beachten.

1. ‍ Ziele festlegen. Der erste Schritt besteht darin, die Ziele der Prozessoptimierung zu ermitteln. Dies hilft, den besten Weg zur Optimierung des Prozesses zu finden.
2. Analysieren Sie die aktuellen Prozesse. Analysieren Sie als Nächstes die aktuellen Prozesse, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln. Dies kann durch process mapping oder durch Datenanalyse geschehen.
3. Entwickeln Sie einen optimierten Prozess. Nachdem Sie die verbesserungswürdigen Bereiche ermittelt haben, erstellen Sie einen optimierten Prozess, der auf den Zielen der Optimierung basiert. Achten Sie darauf, die für die Optimierung des Prozesses erforderliche Automatisierung und Technologie einzubeziehen. ‍
4. Testen Sie den optimierten Prozess. Sobald der optimierte Prozess entwickelt ist, testen Sie ihn, um sicherzustellen, dass er die Ziele der Prozessoptimierung erfüllt. Auf diese Weise lassen sich etwaige Probleme oder Bereiche, die verbessert werden müssen, ermitteln. ‍
5. Prozessoptimierung umsetzen. Sobald Sie die gewünschte Prozessverbesserung validiert haben, ist es an der Zeit, den Prozess im gesamten Unternehmen zu implementieren. In dieser Phase kann eine zusätzliche Überwachung und Messung erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die Optimierung die gewünschten Ergebnisse beibehält.‍
6. Evaluieren und kontinuierlich verbessern. Prozessverbesserungen sind nur selten eine einmalige Angelegenheit. In vielen Unternehmen erwarten Sie eine kontinuierliche Analyse und Verfeinerung der Kernprozesse, um schrittweise Verbesserungen zu erzielen.

Arten und Methoden der Prozessoptimierung

Es gibt verschiedene Arten von Prozessoptimierungstechniken.

• Process mapping. Process mapping ist eine Methode zur visuellen Dokumentation eines gesamten Prozesses von Anfang bis Ende. Sie hilft, Verbesserungspotenziale zu erkennen und den Prozess zu optimieren.
• Process Mining. Process Mining ist eine Technik, die dazu dient, Geschäftsprozesse mit Hilfe von Data-Mining-Methoden zu entdecken, zu analysieren und zu verbessern. Sie kann die Datenerfassungsphase der Prozessanalyse beschleunigen und automatisieren.
• Analyse der Grundursache. Die Prozessanalyse wird vertieft, indem nicht nur untersucht wird, was passiert ist, sondern auch die Ursachen für wichtige Herausforderungen und Prozessprobleme.
• Analyse des Arbeitsablaufs. Neben der Überprüfung von Prozessen oder Aufgaben kann die Workflow-Analyse auch zur Überprüfung und Verbesserung von End-to-End-Workflows eingesetzt werden.
• Wertstrom-Kartierung. Die Wertstromanalyse ist eine Methode zur grafischen Darstellung von Materialien, Daten oder Informationen, die für ein Projekt oder eine Initiative wertvoll sind.

Zusätzlich zu den prozessspezifischen Techniken gibt es viele analytische Rahmenwerke, die für die Prozessoptimierung relevant sind.

• Die DMAIC-Methode ist eine Methode der datengesteuerten Optimierung, die sich aus den Akronymen (D) define, (M) measure, (A) analyze, (I) improve und (C) control zusammensetzt.
• Kaizen. Eine in Japan entwickelte Methode zur kontinuierlichen Verbesserung, die aufzeigt, wie kleine inkrementelle Änderungen zu einer kumulativen Leistungsverbesserung führen können.
  PDSA. Eine weitere Optimierungsmethode, die aus vier Phasen besteht: (P) Planen, (D) Tun, (S) Studieren und (A) Handeln.
• Six Sigma. Six Sigma ist eine datengesteuerte Methodik zur Verbesserung von Prozessen. Sie hilft, Fehler zu erkennen und zu reduzieren, was zu effizienteren Prozessen führt.
• Sipoc. Eine Diagrammtechnik, die die (S) Lieferanten, (I) Inputs, (P) Prozesse, (O) Outputs und (C) Kunden von Schlüsselprozessen darstellt.

Suchen Sie ein Beispiel für Prozessoptimierung aus der Praxis? Sehen Sie, wie Lean process mapping die Flugzeugleasingbranche verändert hat.

Vorteile der Prozessoptimierung

Die Optimierung von Prozessen innerhalb einer Organisation bietet zahlreiche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Kostensenkung. Eines der Hauptziele der Prozessoptimierung ist es, Verschwendung zu beseitigen und Kosten zu senken. Durch die Ermittlung von Ineffizienzen in bestehenden Prozessen und die Umsetzung von Änderungen können Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld sparen. Dies ermöglicht es ihnen, effizienter zu arbeiten und ihre Ressourcen effektiver einzusetzen.‍
• Verbesserte Effizienz. Die Prozessoptimierung hilft Unternehmen, Engpässe, Redundanzen und andere Hindernisse zu erkennen, die die Produktivität beeinträchtigen. Durch die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und die Implementierung von Best Practices können Unternehmen ihre Effizienz verbessern und die Gesamtleistung steigern.‍
• Bessere Qualität und Konsistenz. Durch die Standardisierung von Prozessen und die Beseitigung von Abweichungen kann die Prozessoptimierung zu einer verbesserten Qualität und Konsistenz von Produkten und Dienstleistungen führen. Dies wiederum kann die Kundenzufriedenheit und -loyalität erhöhen.‍
• Erhöhter Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die in die Prozessoptimierung investieren, können sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten verschaffen. Durch Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Qualitätsverbesserung können sich Unternehmen auf dem Markt differenzieren und neue Kunden gewinnen.

Top 10 Prozessoptimierungs-Tools

Tools zur Prozessoptimierung sollen Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, Ineffizienzen zu erkennen und Automatisierungslösungen zu implementieren. Hier sind einige der wichtigsten Tools zur Prozessoptimierung:

1. Workfellow: Workfellow ist eine neue Lösung von process intelligence , die sich auf Prozessoptimierung und operative Exzellenz in wissensintensiven digitalen Prozessen und Dienstleistungen konzentriert.
2. Celonis: Celonis ist eine führende Process Mining Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse in Echtzeit zu analysieren und zu visualisieren. Sie hilft bei der Identifizierung von Engpässen, Ineffizienzen und verbesserungswürdigen Bereichen und erleichtert eine datengestützte Entscheidungsfindung.
3. UiPath: UiPath ist eine bekannte Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, sich wiederholende, zeitraubende Aufgaben zu automatisieren. Indem UiPath die Mitarbeiter entlastet, damit sie sich auf wertschöpfungsintensivere Tätigkeiten konzentrieren können, kann es die betriebliche Effizienz und Produktivität erheblich steigern.
4. Minit: Minit ist ein weiteres beliebtes Tool von Process Mining , das Unternehmen einen detaillierten Überblick über ihre Prozesse bietet und es ihnen ermöglicht, Bereiche mit Optimierungsbedarf zu ermitteln und Prozessverbesserungen umzusetzen.
5. Blue Prism: Blue Prism ist eine bekannte Software ( RPA ), die es Unternehmen ermöglicht, manuelle, regelbasierte Aufgaben in verschiedenen Abteilungen zu automatisieren, was zu mehr Effizienz und Kosteneinsparungen führt.
6. ARIS: ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) ist eine umfassende Geschäftsprozessmanagement (BPM) (BPM) Suite, die Unternehmen bei der Gestaltung, Dokumentation und Analyse ihrer Prozesse unterstützt. Mit seinen fortschrittlichen Modellierungsfunktionen ermöglicht ARIS Unternehmen die Erstellung von Prozesslandkarten, die Simulation von Änderungen und die Ermittlung von Optimierungsmöglichkeiten.
7. Kissflow: Kissflow ist eine Cloud-basierte BPM und Workflow-Automatisierungsplattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse durch anpassbare Workflows, Formulare und Berichte zu rationalisieren. Die intuitive Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche von Kissflow macht es den Benutzern leicht, Prozesse zu erstellen und zu ändern, auch ohne technisches Fachwissen.
8. Nintex: Nintex ist eine Prozessmanagement- und Automatisierungslösung, mit der Unternehmen ihre Arbeitsabläufe erstellen, verwalten und optimieren können. Mit seiner breiten Palette an Funktionen, einschließlich Formularerstellung, process mapping und Automatisierung, hilft Nintex Unternehmen, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern.
9. Bizagi: Bizagi ist eine BPM Suite, die Prozessmodellierung, Automatisierung und Analysefunktionen bietet. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu entwerfen, auszuführen und zu überwachen, um eine kontinuierliche Verbesserung und Optimierung zu erreichen.
10. Bonita: Bonita ist eine Open-Source-Plattform zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ( BPM ), die eine Reihe von Werkzeugen für die Gestaltung, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen bietet. Mit seiner anpassbaren Benutzeroberfläche und den umfangreichen Integrationsmöglichkeiten kann Bonita an verschiedene geschäftliche Bedürfnisse und Anforderungen angepasst werden.

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Herausforderungen bei der Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung kann zwar zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führen, ist aber auch mit einigen Herausforderungen verbunden.

• Begrenzte Ressourcen. Die Prozessoptimierung erfordert Ressourcen wie Zeit und Geld. Wenn die Ressourcen begrenzt sind, kann es schwierig sein, einen Prozess zu optimieren.
• Abneigung gegen Veränderungen. Veränderungsmanagement ist eine weitere Herausforderung bei der Optimierung eines Prozesses. Menschen sind resistent gegen Veränderungen, daher ist es wichtig, den Veränderungsprozess effektiv zu steuern.
  
• Führung. In Unternehmen erfordert die Prozessoptimierung eine engagierte Führungsposition, die sich um die Optimierung der Geschäftsprozesse kümmert.
• Unzureichende Schulung. Prozessoptimierung funktioniert selten, wenn die Arbeitsabläufe und Gewohnheiten der Mitarbeiter in Schlüsselpositionen ohne ausreichende Schulung geändert werden.
• Unrealistische Erwartungen. Bei Prozessoptimierungen ist es nicht ungewöhnlich, dass man sich sehr hohe Ziele setzt, um Effizienz zu erreichen, aber viele komplexe Prozesse können nicht mit einer einzigen großen Änderung verbessert werden.

Schlussfolgerung

Bei der Prozessoptimierung handelt es sich um eine Reihe von Methoden und Werkzeugen, die dazu dienen, Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Es gibt verschiedene Arten von Prozessoptimierungstechniken, darunter process mapping, Process Mining, und Six Sigma.

Bei der Optimierung eines Prozesses ist es wichtig, die Ziele zu ermitteln, die aktuellen Prozesse zu analysieren, einen optimierten Prozess zu entwickeln und den optimierten Prozess zu testen. Zu den Herausforderungen bei der Prozessoptimierung gehören begrenzte Ressourcen und das Änderungsmanagement.