Willkommen in der wunderbaren Welt von BPM. Wir setzen unsere Blogserie mit dem Experten für Operational Excellence und ehemaligen Direktor für kontinuierliche Verbesserung bei der LEGO Gruppe, Peter Evans, fort.
Nachdem wir uns in der letzten Folge mit den Grundlagen von BPM befasst haben, gehen wir nun zu den praktischen Aspekten über. Was sollte ein Verantwortlicher für operative Exzellenz in den ersten 90 Tagen nach der Einführung von BPM tun? Lesen Sie weiter, wenn Sie genauso begeistert von der Verbesserung der Prozesse sind wie wir.
Was genau ist BPM?
Geschäftsprozessmanagement (BPM) (BPM ) ist eine systematische Strategie zur Verbesserung der Effektivität, Agilität und Effizienz von Geschäftsabläufen. Um Prozesse mit der Unternehmensstrategie und den Kundenbedürfnissen in Einklang zu bringen, müssen sie entworfen, modelliert, ausgeführt, überwacht und optimiert werden. Um bessere Ergebnisse zu erzielen, verwendet BPM Ansätze und Instrumente wie process mapping, Prozessanalyse und Prozessverbesserung. BPM zielt darauf ab, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, Verschwendung zu verringern, Prozesse zu rationalisieren und die Rentabilität zu steigern. Um sich an die veränderten Geschäftsbedingungen und Verbrauchererwartungen anzupassen, fordert BPM ein starkes Engagement auf allen Organisationsebenen und die Betonung einer kontinuierlichen Verbesserung.
5 Schritte zur erfolgreichen Umsetzung von BPM
Die ersten Schritte können sich manchmal wie ein Kampf in einer fremden Welt anfühlen. Aber mit einem guten Stakeholder-Management, einem klaren Verständnis für Ihre Kunden und einem großartigen Team an Ihrer Seite muss das nicht sein!
1. Verstehen Sie die Ausgangslage.
BPM geht es darum, Prozesse zu verbessern und die Arbeit für die Menschen weniger frustrierend zu gestalten. Um jedoch zu wissen, was zu verbessern ist und wie man das macht, sollte man wissen, wo man anfangen muss. Wenn man keine BPM Aktivitäten durchführt, ohne den Status quo genau zu kennen, ist das so, als würde man durch einen dunklen Tunnel gehen und hoffen, dass die Axt hilft, einen Ausgang zu finden.
Peter Evans ist der Ansicht, dass es zwei Hauptkategorien von Unternehmen gibt, wenn es darum geht, mit Prozess-Exzellenz-Aktivitäten zu beginnen, und beide erfordern unterschiedliche Ansätze, unterschiedliche Werkzeuge und Strategien. Daher ist die erste Frage, die man sich stellen sollte, die folgende:
"Machen Sie das, weil Sie in einem Unternehmen sind, das seine Prozesse nicht wirklich versteht und von Grund auf neu anfangen muss? Oder sind Sie in einem Unternehmen, das reif ist und seine Prozesse versteht, aber weiß, dass sie nicht so effizient sind, wie sie sein könnten, und Sie versuchen, sie von dort aus zu verbessern?"
Wie Peter bereits erwähnte, gibt es zwei Arten von Unternehmen: diejenigen, die die Prozesse von Grund auf neu entdecken müssen, und diejenigen, die einen relativ guten Überblick über die Prozesse haben. Auch wenn dies für einige recht offensichtlich klingt, können größere Unternehmen mit mehreren Niederlassungen an verschiedenen Standorten völlig unterschiedliche Arbeitsweisen haben, so dass das Exzellenzzentrum möglicherweise nicht über alle Aktivitäten zur Prozessoptimierung im Unternehmen Bescheid weiß. Daher ist es wichtig, frühere Verbesserungsmaßnahmen durchzugehen und das vorhandene Wissen zusammenzuführen. "Es ist sehr schwer zu planen, wenn man nicht weiß, wo man anfängt, oder? Man fährt ja auch nicht mit der Familie in den Urlaub, indem man ins Auto springt und sagt: Okay, wohin sollen wir fahren?" - sagt Peter. Erst danach kann man herausfinden, was man mit den Initiativen von BPM erreichen will.
2. Kommunizieren Sie die Ziele und finden Sie interne Verfechter
Die Vermittlung der Ziele und der dahinter stehenden Überlegungen an die Mitarbeiter des Unternehmens ist ebenso wichtig wie die Durchführung des Projekts selbst. Dies liegt daran, dass sich die Aktivitäten zur Prozessoptimierung entweder in der Entdeckungsphase oder später bei der Umsetzung der Ergebnisse direkt auf die Mitarbeiter auswirken. Beispielsweise könnten die Aktivitäten von process discovery von den Mitarbeitern als Mikro-Kontrolle wahrgenommen werden, was dazu führen könnte, dass sie solchen Initiativen gegenüber negativ eingestellt sind. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die allgemeine Absicht in den ersten Tagen von BPM zu kommunizieren. Wie Peter es schön zusammengefasst hat:
"Man kann die Leute zusammenbringen und mit ihnen Vorgespräche führen, damit sie verstehen, was BPM ist, warum man es macht, für wen man es macht, welche Vorteile es bringt und was für sie dabei herausspringt - in meiner Welt bei der LEGO Group haben wir die Dinge immer unter dem Aspekt "Zweck und Wirkung" betrachtet!"
Es ist besonders wichtig, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, da sie Ihre ersten Unterstützer und internen Verfechter auf dem Weg zu BPM sein werden. Sie brauchen interne Befürworter, weil sie dabei helfen, den Wert von BPM intern an ihre Teams zu kommunizieren und ihr Wissen und ihre Kenntnisse über die jeweilige Abteilung, in der sie arbeiten, einzubringen. Als Leiter von BPM können Sie nicht alle Prozesse im Unternehmen kennen. Daher ist es wichtig, Menschen zu haben, die sich für Ihre Initiativen begeistern und bereit sind, ihre Zeit und ihren Einsatz einzubringen.
"Sie brauchen jemanden, der nicht nur einflussreich genug ist, um andere Leute mitzunehmen, und der die Sprache dieses Teils des Geschäfts versteht, sondern der auch die Dinge betrachten und sagen kann: Macht das eigentlich Sinn oder nicht?"
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, den richtigen Zeitpunkt zu finden, der für die Menschen passt. Die meisten Leute werden für ein BPM Projekt nur ein paar Stunden pro Woche zur Verfügung stehen. Das ist auch völlig angemessen und ausreichend, solange Sie die Dinge so planen, dass sie allen Teilnehmern gerecht werden. Die Strategie und der Zeitplan können sich im Laufe des Projekts ändern, daher ist es eine gute Praxis, flexibler zu sein. Peter bringt ein Beispiel von seinem früheren Arbeitsplatz:
"Wenn man versucht, einen bedeutenden Wandel in der Lego-Gruppe herbeizuführen, tut man das nicht in der Hochsaison, wenn sie wirklich hart daran arbeiten, alle Produkte für Weihnachten auf den Markt zu bringen, zum Beispiel. Sie in dieser Zeit zu bitten, sich zurückzulehnen und zu beschreiben, wie sie vorgehen, ist wahrscheinlich keine gute Idee, oder?
3. Verbindung mit dem Unternehmen - Kunden und Interessengruppen
Der nächste wichtige Schritt bei der Umsetzung von BPM in der Anfangsphase ist die Kontaktaufnahme mit allen Beteiligten, die nicht nur die Mitarbeiter des Unternehmens betreffen. Wo befinden sie sich, wer macht was, und wie sehen sie den Stand der Dinge? Verstehen sie ihre Prozesse, wie sie heute existieren? Wie beschreiben sie diese? Wie werden sie gemessen? Diese Fragen sind ebenso wichtig wie das Verständnis der Kundenaspekte dieser Reise. "Dieser Teil der Stakeholder-Analyse ist absolut unerlässlich, weil man in jedem der Bereiche, in denen man arbeitet, verstehen muss, wie Entscheidungen getroffen werden, wo Entscheidungen getroffen werden und wie man sie umsetzen muss", erklärt Peter.
Es gibt keinen Prozess, der von den Kunden isoliert ist. Sie sollten alles mit den Kunden verbinden, denn alles, was intern getan wird, wirkt sich direkt auf sie aus.
4. Diskutieren Sie die Ergebnisse mit den Menschen
Sobald Sie den Mitarbeitern, Kunden und anderen Interessengruppen alles mitgeteilt haben, ist es an der Zeit, tief in die Erkundungs- und Analyseprozesse einzutauchen. Welche Werkzeuge werden eingesetzt? Welche Rahmenwerke und Mechanismen werden verwendet? Wie soll der Prozess gemessen werden? Bei der Beantwortung dieser Fragen sollten Sie immer auf die Kunden zurückkommen.
Eines der Probleme in der Findungsphase besteht darin, dass eine große Menge an Informationen durchgesehen werden muss. Es könnte sich um Tausende oder sogar Millionen von Transaktionen handeln, die bereinigt und auf ein vernünftiges, praktikables Niveau gebracht werden müssen. Die Daten können mit Hilfe von Process Mining oder anderen hybriden Instrumenten gesammelt werden, aber man braucht immer noch Einblicke von Einzelpersonen, um zu verstehen, was wir hier sehen.
Einige der aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse mögen unlogisch oder kontraintuitiv erscheinen, und das kann in der Regel von Personen erklärt werden, die tatsächlich an diesen Prozessen arbeiten und erklären können, warum dies der Fall sein könnte. Suchen Sie nach Personen, die sich in dem betreffenden Bereich oder der betreffenden Abteilung auskennen, und überlagern Sie die gesammelten Daten mit deren Erfahrungen. Bei jedem Tool und jeder Software brauchen Sie die Erklärungen der Menschen, ihr Fachwissen und ihre Weisheit. Das ist zeitaufwändig, aber entscheidend.
5. Machen Sie sich die Hände schmutzig
Die goldene Regel bei jeder großen Initiative ist, nicht zu selbstbewusst zu werden. Selbst wenn die Dinge glatter und klarer werden, ist es besser, nicht davon auszugehen, dass die Prozesse vollständig entdeckt und gehandhabt werden. Menschen haben unterschiedliche Sichtweisen auf die Dinge, daher ist es eines der Ziele einer BPM Führungskraft, herauszufinden, was andere denken und welche Ansichten und Präferenzen sie haben. Aufgeschlossenheit ist eine wichtige Voraussetzung für positive BPM-gestützte Veränderungen. Manchmal wird es sich so anfühlen, als würde nichts passieren; die Leute werden fragen, wann die Veränderungen eintreten werden. Denken Sie daran, dass schrittweise Verbesserungen manchmal schwieriger zu erkennen sind, aber sie werden schließlich zu positiven Entwicklungen führen.
Organisationen können sehr siloartig werden. Auch wenn eine Abteilung glaubt, ihre Prozesse zu kennen und alles auf die bestmögliche Art und Weise zu erledigen, kann ihre Arbeitsweise andere Abteilungen behindern, indem sie nicht das liefert, was die andere Abteilung braucht. Peter erwähnt das Beispiel der Krankenhäuser, wo eine Abteilung ein Formular ausfüllt und die nächste Abteilung eine Stunde damit verbringen muss, dieses Formular in ihre "Sprache" oder in das von ihr benötigte Format zu übersetzen. Eines der wichtigsten Ziele von BPM ist es, Wege zu finden, die Silos zwischen den Abteilungen aufzubrechen und die Arbeit fließen zu lassen.
Unterm Strich
Geschäftsprozessmanagement (BPM) Aktivitäten haben die Kraft, das gesamte Unternehmen zu verändern, wenn sie gut durchgeführt werden. In den ersten Monaten der Umsetzung von BPM sind viele Dinge zu tun; die wichtigsten sind jedoch das Verständnis der Ausgangssituation und die Einrichtung guter Kommunikationsverfahren und -kanäle mit allen Beteiligten. Und nicht zuletzt muss BPM in einer Sprache verfasst werden, die die Menschen verstehen. Ausgefallene Begriffe oder technische Formulierungen helfen Ihnen nicht weiter; die Sprache der Menschen wird es tun.
Glücklicherweise gibt es viele automatisierte Tools, die den BPM Implementierungsprozess erleichtern und ein paar Schritte weiter gehen. Process intelligence Tools wie Workfellow bieten einen vollständigen Überblick über die End-to-End-Prozesse und machen die Fahrt mit BPM einfacher und angenehmer. Darüber hinaus bietet die innovative Technologie Automatisierungsempfehlungen, die die BPM Initiative einen Schritt weiterbringen.
