In dieser Folge der Podcast-Serie Wonderful Work unterhalten wir uns mit Jarno Salomäki - einem Beschaffungsexperten mit über 20 Jahren Erfahrung, der vor kurzem sein eigenes Startup Procurenode gegründet hat. Erfahren Sie mehr über die wunderbare Welt des effektiven Ausgabenmanagements und warum sich jede Unternehmensleitung damit beschäftigen sollte.
Von Musik über Chemie bis hin zur Beschaffung
Jarnos Neugier und Aufgeschlossenheit haben ihn definitiv durch eine sehr interessante berufliche Reise geführt. In seinen frühen Jahren war Jarnos größte Leidenschaft das Schlagzeugspielen. Tatsächlich tritt er immer noch gelegentlich zusammen mit seinen Freunden auf. Nachdem er erkannt hatte, dass eine Musikkarriere nichts für ihn war, begann Jarno in einem Chemieunternehmen zu arbeiten, wodurch er sich in die Chemie verliebte. Nachdem er sie eine Weile studiert hatte, wurde er während eines Sommerjobs in einer Produktionsfirma mit Logistik und Beschaffung konfrontiert. "Ich hatte keine Ahnung von Maschinen oder so etwas. Es war also wieder einmal die Neugier, die mich in diesen Bereich trieb", sagt Jarno.
Jarnos Ansicht über die Herausforderungen bei der Beschaffung
Jarno ist überzeugt, dass der Beschaffungsprozess an sich sehr geradlinig und einfach ist. "Die Komplexität und die Herausforderungen ergeben sich aus allem, was damit zusammenhängt. Im gesamten Unternehmen gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Interessengruppen, die aus verschiedenen Abteilungen kommen und unterschiedliche Hintergründe haben, die sich auf unterschiedliche Weise mit Gebäudespezifikationen und der Erstellung von Beschaffungsanträgen beschäftigen", erklärt Jarno.
Noch komplizierter wird es in globalen Unternehmen, in denen jedes Land seine eigene Art hat, Dinge zu erledigen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Beschaffung liegt in der Zusammenarbeit und dem Aufbau vertrauensvoller Beziehungen mit allen Beteiligten. Wie Jarno seinen ehemaligen Manager zitiert, ist Einkaufen wie Verkaufen, und es erfordert ähnliche Fähigkeiten.
Wie hat sich das typische Beschaffungsinstrumentarium im Laufe der Zeit verändert?
Jarno sagt, dass die gesamte Landschaft derzeit große Veränderungen erlebt. Mit KI und anderen Technologien gibt es in der Tat viele neue Tools, die die Beschaffung erleichtern können. Einige der bekanntesten sind Tools zur Ausgabenvisualisierung und Purchase-to-Pay-Tools. Die weltweite Pandemie hat auch den Lösungen für das Vertragsmanagement einen guten Schub gegeben. "Das Beschaffungswesen ist jedoch häufig unterfinanziert und wird nicht ausreichend finanziert. Es ist etwas schwieriger, sich für die Tools zu bewerben, die für die Arbeit eines Beschaffungsmanagers wirklich den Unterschied ausmachen", meint Jarno.
Jarnos Meinung zur Digitalisierung der Beschaffung in Finnland
Insgesamt ist Jarno sehr zufrieden mit dem Digitalisierungsgrad in Finnland, das seit einigen Jahren an der Spitze der EU-Rangliste für digitale Leistung steht. Allerdings gibt es eine Kluft zwischen großen und kleinen Unternehmen, so Jarno. Große Unternehmen verfügen über die Ressourcen und Fähigkeiten, um in die Digitalisierung des Beschaffungswesens zu investieren, während kleinere Unternehmen manchmal nicht einmal die möglichen Vorteile der Digitalisierung erkennen.
Wie sollte der datengesteuerte Ansatz für die Beschaffung aussehen?
"Zunächst einmal muss das Beschaffungswesen die Ebene erreichen, auf der es datengesteuert sein kann", erklärt Jarno. Dazu muss man in erster Linie über leicht verfügbare und qualitativ hochwertige Daten verfügen, um Analysen durchführen und neue Digitalisierungswerkzeuge nutzen zu können. Erst dann kann man sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und von "wissen, was passiert ist" zu "vorhersagen, was passieren könnte" übergehen.
Wie geht Jarno die Herausforderung der Verwaltung indirekter Ausgaben an?
"Die Definition der indirekten Ausgaben ist die ultimative Herausforderung der indirekten Ausgaben", scherzt Jarno. Der Hauptunterschied zwischen direkter und indirekter Beschaffung besteht darin, dass bei letzterer die Notwendigkeit, Dinge zu kaufen, von den Beteiligten ausgeht. Auf diese Weise schafft man nicht direkt einen Wert für den Endkunden, sondern hilft anderen Beteiligten.
Einer der größten Fehler, den Unternehmensleiter hier machen, ist, dass sie sich zu sehr auf die Preissenkung und die KPIs konzentrieren und dabei den eigentlichen Sinn der indirekten Beschaffung vergessen. Jarno rät, die indirekte Beschaffung als Kundenservice zu betrachten und die Stakeholder als interne Kunden zu sehen und zu versuchen, ihnen bei ihrer Arbeit zum Erfolg zu verhelfen.
Was können Beschaffungsleiter tun, um das Unternehmen in Zeiten der Inflation zu schützen?
Kosteneffizienz ist der wichtigste Faktor bei der Beschaffung. Jarno sagt, dass eine Möglichkeit, dies zu erreichen, in langfristigen, vertrauensvollen Lieferantenbeziehungen besteht. "Man muss verstehen, welche Wünsche und Bedürfnisse die Lieferanten haben, was man als Einkäufer anbieten kann und welches Interesse der Lieferant daran hat, die Dienstleistungen überhaupt anzubieten. Indem Sie die Produkte und Dienstleistungen bündeln, können Sie den Lieferanten Angebote für höhere Stückzahlen machen. Dies kann eine Win-Win-Situation sein, in der das Unternehmen niedrigere Stückpreise hat und die Lieferanten einen höheren Umsatz erzielen.
Gute Beziehungen zu den Lieferanten können auch in Zeiten von Unterbrechungen der Lieferkette und Materialengpässen hilfreich sein, wenn die Lieferanten nicht über genügend Vorräte für alle Kunden verfügen und diese nach deren Wünschen zuteilen müssen.
Digitalisierung soll Menschen zusammenbringen
Jarno glaubt, dass eines der wichtigsten Dinge im Beschaffungswesen darin besteht, Menschen zu verbinden und enge Beziehungen aufzubauen. Die Digitalisierung des Beschaffungswesens sollte die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten fördern, nicht verhindern. Er bringt eine der besten Rückmeldungen, die er erhalten hat, auf den Punkt: "Bauen Sie keine Lösung, die sich zwischen Beschaffung und Lieferanten stellt." Die Interaktion von Mensch zu Mensch ist das wichtigste Kriterium dafür, wie die Beschaffung aussehen sollte.
Podcast "Die wunderbare Arbeit
Wenn Sie mehr über Jarno und seine Ansichten zum Thema Beschaffung erfahren möchten, hören Sie sich das vollständige Gespräch zwischen Jarno und Lari im Podcast Wonderful Work an.
