Kürzlich identifizierte HFS Research process intelligence als die heißeste aufkommende Technologie in Unternehmensorganisationen. Sie definieren process intelligence als eine Kombination aus Process Mining und process discovery und geben an, dass 1 von 3 Entscheidungsträgern sie als die führende Technologie für Investitionen im Jahr 2022 betrachtet.
Laut einer aktuellen Studie von HFS sind 92 % der Befragten, die process intelligence nutzen, der Meinung, dass sie die Prozessanpassung effektiv verwalten. 50 % der Befragten gaben an, dass sie erwarten, die Vorteile von process intelligence in nur einem Jahr zu spüren. Weitere 43 % glauben, dass process intelligence es ihnen ermöglichen wird, innerhalb eines Jahres durch die strategische Nutzung von Daten auf ihren Märkten zu gewinnen.
Wie so oft bei der Einführung neuer Technologien berichten jedoch viele Anwender, dass das fehlende Wissen der Menschen sie daran hindert, das Beste aus process intelligence herauszuholen. Aus diesem Grund ist die Argumentation für process intelligence immer noch mit einigen Herausforderungen verbunden.
Die 7 einfachen Schritte für einen erfolgreichen Business Case
1. Beginnen Sie mit klaren Zielen. Identifizieren Sie das Problem, das process intelligence Software lösen kann.
2. Quantifizierung der erwarteten Vorteile. Schätzen Sie die möglichen Kosteneinsparungen oder Prozessverbesserungen, die process intelligence bringen könnte.
3. Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO). Bewerten Sie die Kosten für die Implementierung von process intelligence, einschließlich der Kosten für Software, Implementierung, Beratung und Personal.
4. Definieren Sie den erwarteten ROI. Vergleichen Sie den erwarteten Nutzen mit den geschätzten Kosten, um die Investitionsrendite (ROI) zu ermitteln.
6. Entwickeln Sie einen realistischen Zeit- und Kostenplan. Entwickeln Sie einen Plan für die Umsetzung von process intelligence, einschließlich des Zeitplans und des Budgets.
7. Holen Sie sich die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen. Präsentieren Sie den Stakeholdern den Business Case und holen Sie deren Zustimmung ein.
Top-Tipps für die Erstellung eines Business Case für process intelligence
Verschaffen Sie sich einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Prozesse
Technologie, ob primitiv oder innovativ, ist nur dann von Nutzen, wenn sie den Menschen hilft, die sie nutzen. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Business Case besteht darin, die Menschen zu informieren, zu koordinieren und zu schulen. Darüber hinaus sollten Sie verstehen, warum Sie process intelligence einführen, welche Veränderungen Sie erreichen wollen und welche Auswirkungen diese Veränderungen auf Ihr Unternehmen haben werden.
Eine wirksame process intelligence Software bietet ein ganzheitliches Bild Ihrer Prozesse. Sie sollte die besten Teile der Ergebnisse von Process Mining und task mining integrieren, um einen 360'-Blick auf Arbeit, Prozesse und Systeme zu ermöglichen.
Denken Sie daran, dass der Zweck von process intelligence darin besteht, Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen. Wenn Prozesse effizient ablaufen, befreien sie die Mitarbeiter von sinnlosen und sich wiederholenden manuellen Arbeiten. Die Einführung von Software, die Prozesse und Arbeitsanalysen digitalisiert, bringt Sie auf die Erfolgsspur.
Um Ihren Kunden hervorragende Leistungen zu bieten, müssen Sie beweisen, dass Sie:
- Sie haben einen ganzheitlichen und umfassenden Überblick darüber, was Ihren Prozess antreibt.
- Verstehen, was die Prozessleistung beeinflusst
- Erkennen Sie, wie gut die Geschäftssysteme die Prozessausführung unterstützen.
- Schattenprozesse aufdecken und verhindern
Dierichtigen Leute an Bord holen
In der Vergangenheit war für die Erstellung eines Business Case für Process Mining die Zusammenarbeit mit Datenanalysten, globalen Prozessexperten und IT-Experten erforderlich. Die Realität sah so aus, dass Process Mining umfangreiche Implementierungs- und Integrationsspezialisten benötigte, um Datenquellen zu verbinden, und Datenanalysten, um Daten zu bereinigen, damit sie nützlich sind. Darüber hinaus waren Prozessexperten erforderlich, um Dashboards zu erstellen, die nützliche Erkenntnisse liefern.
Aber dank der Bequemlichkeit moderner Software können Sie diese Schritte überspringen und sofort mit den Tests beginnen. Mit Workfellowkönnen Sie noch einen Schritt weiter gehen und Ihre Daten sofort einsehen. Die neueste Generation der process intelligence Lösungen ist weitgehend integrationsfrei. An der Erstellung eines Business Case für process intelligence sollten jedoch immer noch Personen wie z. B.:
- Prozessverantwortliche
- Prozess-Entwickler
- Mitarbeiter zur Harmonisierung von Betrieb und Leistung.
- Automatisierungsverantwortliche, die bereit und in der Lage sind, zu helfen
Erklären Sie die Vorteile in einfachen Worten
Process intelligence ist hocheffektiv, aber die Einführung neuer Systeme kann manchmal kostspielig sein und sogar zu Störungen in verschiedenen Abteilungen führen. Daher werden Sie wahrscheinlich mit vielen Fragen und Bedenken von Mitarbeitern und Interessengruppen konfrontiert werden.
Um eine überzeugende Argumentation für die Investition zu erstellen, müssen Sie die Vorteile von process intelligence schlüssig darlegen und überzeugend erklären, wie es die Abläufe rationalisiert, Teams beim Erreichen von Geschäftszielen unterstützt, verborgene Chancen mit klaren Erkenntnissen aufdeckt und sogar einzelnen Mitarbeitern zugute kommt. Sie müssen auch erklären, wie Sie den Erfolg messen werden. Die Vermeidung von Fachjargon ist der Schlüssel zu einer überzeugenden Argumentation, also halten Sie Ihre Antworten einfach.
Bauen Sie Ihren Business Case auf realen Kosten und Ergebnissen auf
Wie bei jedem Business Case für Unternehmenssoftware müssen Sie Ihr Führungsteam davon überzeugen, dass der Return on Investment die Kosten übersteigen wird. Seien Sie in beiden Fällen realistisch, wenn Sie Ihre Business-Case-Kalkulationen für process intelligence präsentieren.
Für die Wertentwicklung - geben Sie nicht nur eine Kostenschätzung für unmittelbare Kosteneinsparungen ab. Process intelligence ist eine langfristige Investition mit kumulativem und additivem Wert für verschiedene wichtige Leistungskennzahlen, die von Team zu Team variieren können, z. B. Durchlaufzeit, Kosten pro Transaktion, Kundenzufriedenheit usw. Anstelle von Kosteneinsparungen kann es auch als ein Mittel zur Verbesserung der betrieblichen Leistung betrachtet werden.
Was die Kosten anbelangt, so sollten Sie die Gesamtkosten realistisch einschätzen. Wenn Sie die ehemals manuellen process mapping und Erkundungsübungen ersetzen, könnten die Gesamtkosten der Software deutlich niedriger sein als die Kosten, die die von Ihrem Team oder externen Beratern benötigte Arbeit/Zeit beinhalten. Eine TCO-Kalkulation verdeutlicht die Vorteile moderner process intelligence im Vergleich zu traditionellen Ansätzen, die Investitionen in Datenkonnektivität und Implementierungen erfordern.
Seien Sie realistisch in Bezug auf Ihren Business Case
Es ist ganz normal, dass die Beteiligten während dieses Prozesses Bedenken äußern, also beruhigen Sie sie und lassen Sie sie wissen, was Sie tun, indem Sie die Risiken aufzeigen und einen Plan zu deren Überwindung formulieren. Process intelligence bringt fantastische Ergebnisse, insbesondere wenn die Komplexität aus der Gleichung herausgenommen wird. Workfellow Software minimiert das Risiko, da sie einfach zu bedienen ist und keine großen Investitionen erfordert. Weniger Risiko bedeutet weniger Widerstand seitens der Beteiligten.
Die Quintessenz
Das Wachstum von process intelligence ist größtenteils auf die Benutzerfreundlichkeit und die Vorteile zurückzuführen, die es bietet. Allerdings ist diese Software noch recht neu und wird manchmal missverstanden. Wenn es darum geht, einen Business Case zu erstellen, sollte man eher zeigen als erzählen. Die Technologie von Workfellow ist leicht zu testen und ihr Wert in einem realen Kontext zu beweisen, um weitere Investitionen zu rechtfertigen.
