Benvenuti nel meraviglioso mondo di BPM. Continuiamo la nostra serie di blog con l'esperto di eccellenza operativa ed ex direttore del miglioramento continuo del Gruppo LEGO, Peter Evans.
Dopo aver trattato le basi di BPM nell'ultimo episodio, passiamo ora a discuterne gli aspetti pratici. Cosa deve fare un leader dell'eccellenza operativa nei primi 90 giorni di implementazione di BPM ? Continuate a leggere se siete entusiasti come noi di migliorare i processi.
Che cos'è esattamente BPM?
Cos'è Business Process Management (BPM) (BPM ) è una strategia sistematica per migliorare l'efficacia, l'agilità e l'efficienza delle operazioni aziendali. Per allineare i processi alla strategia aziendale e alle esigenze dei consumatori, è necessario progettarli, modellarli, eseguirli, monitorarli e ottimizzarli. Per ottenere risultati migliori, BPM utilizza approcci e strumenti come process mapping, l'analisi dei processi e il loro miglioramento. BPM cerca di migliorare la soddisfazione dei clienti, ridurre gli sprechi, snellire i processi e aumentare la redditività. Per adattarsi alle mutevoli condizioni aziendali e alle aspettative dei consumatori, BPM richiede un forte impegno da parte di tutti i livelli organizzativi e un'enfasi sul miglioramento continuo.
5 passi per superare l'implementazione di BPM
Iniziare può sembrare una battaglia in un mondo alieno. Ma con un'ottima gestione degli stakeholder, una chiara comprensione dei vostri clienti e un ottimo team al vostro fianco, non è necessario!
1. Comprendere la linea di base.
BPM è migliorare i processi e rendere il lavoro meno frustrante per le persone. Tuttavia, per sapere cosa migliorare e come farlo, bisogna sapere da dove cominciare. Svolgere qualsiasi attività BPM senza comprendere chiaramente lo status quo è come navigare in un tunnel buio, sperando che l'ascia aiuti a trovare l'uscita.
Peter Evans ritiene che esistano due categorie principali di aziende quando si tratta di iniziare le attività di eccellenza dei processi, ed entrambe richiedono approcci, strumenti e strategie diversi. Pertanto, la prima domanda che ci si dovrebbe porre è la seguente:
"Lo state facendo perché siete in un'azienda che non comprende i propri processi e ha bisogno di ripartire da zero? Oppure si tratta di un'azienda matura che comprende i propri processi, ma sa che non sono efficienti come potrebbero essere e sta cercando di migliorarli?".
Come ha detto Peter, le due tipologie di aziende sono quelle che devono scoprire i processi da zero e quelle che hanno una visibilità relativamente migliore sui processi. Sebbene questo sembri abbastanza ovvio per alcuni, le aziende più grandi con più uffici in diverse sedi potrebbero avere modi di lavorare completamente diversi in ognuna di esse, nel qual caso il Centro di eccellenza potrebbe non essere a conoscenza di tutte le attività di eccellenza dei processi in corso nell'azienda. Pertanto, è importante esaminare le attività di miglioramento passate e riunire le conoscenze esistenti. "È molto difficile pianificare se non si sa da dove si parte, giusto? Non si porta la famiglia in vacanza saltando in macchina e dicendo: va bene, dove andiamo?". - dice Peter. Solo dopo si può identificare ciò che si vuole ottenere dalle iniziative di BPM .
2. Comunicare gli obiettivi e trovare campioni interni
Comunicare gli obiettivi e le motivazioni che li sottendono alle persone dell'organizzazione è importante quanto l'esecuzione del progetto stesso. Questo perché le attività di eccellenza dei processi hanno un impatto diretto sui dipendenti, sia nella fase di scoperta che in quella successiva di implementazione dei risultati. Ad esempio, le attività di process discovery potrebbero essere percepite dalle persone come un micro-controllo, il che potrebbe spingerle a provare negatività nei confronti di tali iniziative. Pertanto, è fondamentale comunicare l'intenzione generale nei primi giorni di BPM. Come ha sintetizzato splendidamente Peter:
"Potete riunire le persone e fare le vostre sessioni preliminari con loro, in modo che capiscano cos'è BPM , perché lo state facendo, per chi lo state facendo, quali sono i probabili benefici e cosa ci guadagnano - nel mio mondo al LEGO Group abbiamo sempre affrontato le cose dal punto di vista di "Scopo e Impatto"!".
Tenere aggiornate le persone è particolarmente importante perché saranno i primi sostenitori e campioni interni nel percorso di BPM . Avete bisogno di campioni interni perché sono le persone che aiutano a comunicare il valore di BPM internamente ai loro team, oltre a contribuire con la loro saggezza e conoscenza della specifica unità in cui lavorano. Come leader di BPM , non potete essere a conoscenza di tutti i processi che avvengono nell'organizzazione, quindi avere persone entusiaste delle vostre iniziative e pronte a contribuire con il loro tempo e il loro impegno è importante.
"Serve qualcuno che non solo sia abbastanza influente da portare con sé altre persone e che capisca il linguaggio di quella parte dell'azienda, ma che sia anche in grado di esaminare le cose e dire: "Ha davvero senso o no?"".
A questo proposito, la chiave è trovare i tempi giusti per le persone. La maggior parte delle persone sarà disponibile per un progetto BPM solo per poche ore alla settimana. Questo è del tutto ragionevole e sufficiente, a patto di pianificare le cose in modo da soddisfare tutti i partecipanti. La strategia e la tempistica potrebbero cambiare durante il percorso, quindi è una buona pratica essere più flessibili. Peter porta un esempio dal suo precedente posto di lavoro:
"Se si sta cercando di realizzare un cambiamento significativo nel gruppo Lego, non lo si fa in alta stagione, quando stanno lavorando duramente per far uscire tutti i prodotti per Natale, per esempio. Chiedere loro, in quel momento, di sedersi e descrivere come stanno facendo le cose non è probabilmente una buona idea, giusto?".
3. Connettersi con l'azienda - clienti e stakeholder
Il passo successivo, importante nella fase iniziale dell'implementazione di BPM , è il collegamento con tutte le parti interessate, oltre ai dipendenti dell'azienda. A che punto sono, chi fa cosa e qual è la loro percezione del punto in cui si trovano? Comprendono i loro processi così come esistono oggi? Come li descrivono? Come li misurano? Questi aspetti sono fondamentali da scoprire insieme alla comprensione degli aspetti del viaggio del cliente. "L'analisi degli stakeholder è assolutamente fondamentale, perché è necessario capire, in ciascuna delle aree in cui si lavora, come vengono prese le decisioni, dove vengono prese le decisioni e come bisogna farle funzionare", spiega Peter.
Nessun processo è isolato dai clienti. Dovete collegare tutto ai clienti, perché qualsiasi cosa venga fatta internamente li riguarda direttamente.
4. Discutere i risultati con le persone
Dopo aver comunicato tutto ai dipendenti, ai clienti e alle altre parti interessate, è il momento di immergersi in profondità nei processi di scoperta e analisi. Quali sono gli strumenti che verranno utilizzati? Quali sono i quadri e i meccanismi in uso? Come verrà misurato il processo? Nel rispondere a queste domande, tornate sempre ai clienti.
Uno dei problemi nella fase di scoperta è che ci sono molte informazioni da analizzare. Potrebbero essere migliaia o addirittura milioni di transazioni, che hanno bisogno di un po' di aiuto per essere pulite e ridotte a un livello ragionevole e praticabile. I dati possono essere raccolti attraverso il sito process mining o altri strumenti ibridi, ma è comunque necessario avere una visione individuale per capire cosa si sta guardando.
Alcuni risultati dei dati potrebbero sembrare illogici o controintuitivi, ma di solito possono essere spiegati da persone che lavorano effettivamente su quei processi e che possono spiegarne le ragioni. Trovate persone esperte in un determinato settore o reparto e sovrapponete i dati raccolti alla loro esperienza. Con qualsiasi strumento e software, è sempre necessaria la spiegazione delle persone, la loro esperienza e la loro saggezza. È un lavoro che richiede tempo, ma è fondamentale.
5. Sporcarsi le mani
La regola d'oro di ogni grande iniziativa è non essere troppo sicuri di sé. Anche quando le cose diventano più fluide e chiare, è meglio non dare per scontato che i processi siano stati scoperti e gestiti completamente. Le persone hanno modi diversi di vedere le cose, quindi come leader di BPM , uno degli obiettivi è scoprire cosa pensano gli altri, le loro opinioni e preferenze. L'apertura mentale è un fattore chiave per qualsiasi cambiamento positivo BPM. A volte sembrerà che non stia accadendo nulla; le persone chiederanno quando avverranno i cambiamenti. Ricordate che i miglioramenti incrementali a volte sono più difficili da vedere, ma alla fine porteranno a sviluppi positivi.
Le organizzazioni possono diventare molto siloidi. Anche se un reparto pensa di conoscere i propri processi e di fare tutto nel miglior modo possibile, le sue pratiche di lavoro potrebbero ostacolare gli altri, non fornendo ciò di cui l'altro reparto ha bisogno. Peter porta l'esempio degli ospedali, dove un reparto compila il modulo e il reparto successivo deve spendere un'ora per tradurre il modulo nella sua "lingua" o nel formato di cui ha bisogno. Uno degli obiettivi cruciali di BPM è trovare il modo di rompere i silos interdipartimentali e far fluire il lavoro.
In sintesi
Cos'è Business Process Management (BPM) Se ben eseguite, le attività hanno il potere di trasformare l'intera organizzazione. Nei primi mesi di implementazione di BPM è necessario fare molte cose; tuttavia, le più cruciali sono la comprensione della linea di base e la creazione di buone pratiche e canali di comunicazione con tutti gli stakeholder. Infine, ma non meno importante, BPM deve essere realizzato in un linguaggio comprensibile alle persone. I termini fantasiosi o le formulazioni tecniche non faranno il lavoro per voi; parlare la lingua delle persone sì.
Fortunatamente, esistono molti strumenti automatizzati che facilitano il processo di BPM implementazione e fanno qualche passo in più. Process intelligence strumenti come Workfellow forniscono una visibilità completa dei processi end-to-end, rendendo il percorso di BPM più semplice e piacevole. Inoltre, la tecnologia innovativa fornisce raccomandazioni per l'automazione, facendo compiere all'iniziativa BPM un ulteriore passo avanti.
