La nostra visione di un'impresa perfettamente ottimizzata.
Immaginiamo per un attimo come sarebbe un'impresa "perfettamente ottimizzata".
È un'organizzazione che non smette mai di migliorare i processi aziendali e di cercare i modi migliori per ottimizzare le operazioni. Riconosce i rapidi cambiamenti del panorama e vi si adatta ogni volta, proprio come l'oceano si stabilizza anche dopo la tempesta più violenta.
Un'organizzazione di questo tipo adotta un approccio olistico all'automazione. Comprende il mercato e le tendenze e guida la concorrenza grazie alla sua continua ricerca dell'eccellenza. I tre pilastri organizzativi - persone, processi e tecnologia - sono tutti "data-friendly" e lavorano in perfetto equilibrio per lo stesso obiettivo.
In questa organizzazione, tutti lavorano sulle cose più importanti senza dover eseguire progetti di trasformazione ogni due anni. Non c'è posto per i sistemi legacy o per le strutture a silo. L'organizzazione è invece trasparente e aperta agli sviluppi. Prima di diventare ancora più poetici, andiamo oltre.
C'è molto di più da ottimizzare di quanto si pensi...
La domanda è: esistono organizzazioni di questo tipo a cui possiamo pensare? Anche le imprese più agili e basate sui dati presentano qualche imperfezione, ed è ragionevole: più grande è l'azienda, più complessi sono i suoi modelli operativi, le applicazioni aziendali e il panorama dei processi. Tuttavia, le organizzazioni si sforzano di diventarlo per essere produttive e competitive sul mercato. In questo articolo vi mostreremo come Workfellow possa avvicinarvi a un'azienda perfettamente ottimizzata.
Che cos'è Workfellow?
Workfellow è una piattaforma plug-and-play process intelligence che mostra come i team utilizzano applicazioni, strumenti e sistemi diversi per svolgere attività e processi con un approccio innovativo. Work API approccio innovativo. In parole povere, Workfellow aiuta a vedere come viene svolto il lavoro, come si vede nelle impronte digitali, e poi segue automaticamente con raccomandazioni su quali modifiche tecnologiche o di processo potrebbero migliorare il lavoro e le operazioni.
Cosa cercano di ottenere le aziende con Workfellow?
Ci sono alcune cose che le aziende vorrebbero e possono ottenere nel loro percorso di digitalizzazione. Noi di Workfellow pensiamo che tutto si riduca a questi tre criteri che, se migliorati, potrebbero rendere l'azienda veramente ottimizzata.
Rapporto di digitalizzazione
Questo rapporto mostra la quota di lavoro svolta nelle applicazioni aziendali preferite. Più l'azienda è ottimizzata e digitalizzata, più il rapporto di digitalizzazione è alto, il che significa che l'azienda funziona in modo più rapido ed efficiente.
Perché è importante? In passato, le aziende puntavano a passare dai documenti cartacei a quelli elettronici - Word, Excel, fatturazione elettronica, tutto. Ciò di cui le aziende hanno bisogno ora per diventare veramente digitalizzate è un ufficio "senza documenti".
Quando Excel era appena arrivato negli uffici, rappresentava un enorme salto di produttività rispetto a carta e penna. Tuttavia, ora che esistono molti sistemi efficienti e migliaia di strumenti SaaS più adatti, i fogli di calcolo e i documenti che un tempo erano una novità sono diventati nemici dell'efficienza. Gli innumerevoli fogli di calcolo e documenti che si muovono all'interno dei team e tra le varie unità hanno reso la nostra vita più difficile e il lavoro più complesso. Le persone devono passare ore a navigare tra tutte le informazioni, a trovare ciò di cui hanno bisogno e ad aggiornare quei maledetti file, impedendo ai dati di fluire e diminuendo così la visibilità.
*Qui, per applicazioni aziendali preferite, intendiamo gli strumenti, le tecnologie e le applicazioni più ottimali per una particolare attività o processo in una particolare organizzazione. Ad esempio, la creazione di report di BI in tempo reale o la sostituzione di Excel con Fetch API migliorerebbero la produttività, rappresentando quindi un'applicazione preferita in questo caso specifico.
Flusso
Questo rapporto dimostra quanto sia "pulito" il nostro lavoro.
La creazione di report manuali digitando i dati, le risposte ripetitive alle stesse domande e la compilazione dello stesso report per gli stakeholder ogni settimana sono attività che impediscono il regolare svolgimento del lavoro. I team potrebbero risparmiare molto tempo eliminando queste attività e concentrandosi su lavori più critici e a valore aggiunto.
Come soluzione, l'aiuto degli script di automazione dove necessario o l'ottimizzazione dei flussi di lavoro renderebbero il lavoro senza sforzo e intuitivo, facendolo letteralmente scorrere.
Tempo
Il terzo rapporto è molto legato ai primi due ed è il risultato diretto di quanto è stato fatto in precedenza per migliorare e automatizzare i flussi di lavoro. Come dice il nome stesso, mostra come le modifiche apportate durante l'utilizzo del software abbiano contribuito a ridurre i tempi. Possiamo vedere l'impatto reale di ciò che facciamo: quanto tempo possiamo risparmiare migliorando il lavoro ed eliminando le attività manuali, banali e ripetitive.
Il tempo risparmiato è una misura essenziale se l'azienda vuole essere più efficiente e produttiva.
Questi tre criteri sono delineati e misurati automaticamente sul nostro software, consentendo agli utenti di tenere traccia dei risultati ottenuti nel percorso di digitalizzazione. Molte aziende cercano di fornire queste metriche, ma spesso si basano su stime e non forniscono una visione olistica della digitalizzazione da tutti i punti di vista. Workfellow è la prima piattaforma che misura questi indicatori sulla base di dati e fatti in tempo reale.
Che cosa significherebbe per un'impresa la variazione di queste misure?
Quando queste misure migliorano all'interno dell'organizzazione, il lavoro diventa più fluido, senza attriti e trasparente. Questo ha un impatto diretto anche sulla produttività dei dipendenti, che troveranno il lavoro più piacevole e meno manuale. Inoltre, i processi diventano più digitalizzati, ottimizzati e automatizzati, e la tecnologia si aggiunge alle persone per rendere il lavoro più significativo.
Come si diventa ottimizzati?
Per diventare veramente ottimizzati, è fondamentale capire quali sono le parti del lavoro che bloccano l'ottimizzazione e/o che possono essere potenzialmente migliorate.
- Essere senza documenti.
L'abbiamo già detto, ma vale la pena sottolinearlo di nuovo. Il passaggio dalla carta ai documenti elettronici è stato un passo dirompente nel modo di operare delle aziende. Tuttavia, una volta passati, le persone si sono affidate troppo ai documenti elettronici e hanno iniziato a crearli e utilizzarli letteralmente per tutto.
Ricordate l'ultima volta che avete navigato nella cartella condivisa piena di documenti Word e fogli di calcolo cercando di trovare quel piccolo pezzo di informazione? Esattamente, conosciamo il dolore! Improvvisamente siamo diventati troppo dipendenti dai documenti e abbiamo preso l'abitudine di creare documenti per ogni singola cosa.
Potrebbe essere difficile da accettare a questo punto, ma è possibile tagliare i documenti nel nostro lavoro. Esistono infatti molti strumenti e software completi per scopi specifici che aiutano a organizzare le diverse informazioni in un unico luogo in modo organizzato e ordinato, invece di doverle inserire in più documenti. Quindi, il punto chiave è che, proprio come all'epoca siamo diventati senza carta, abbiamo il potenziale per diventare senza documenti e iniziare una nuova era nella gestione delle informazioni.
- Vedere la realtà del lavoro.
Prima di avviare qualsiasi attività e progetto di digitalizzazione/automazione, è essenziale capire cosa impedisce esattamente che il lavoro sia fluido o potenzialmente lo interrompa. Se un'impresa vuole essere ottimizzata (leggi: avere successo), deve innanzitutto conoscere lo stato attuale delle sue operazioni. Senza conoscere a sufficienza il punto A, è praticamente impossibile raggiungere il punto B, ovvero l'obiettivo finale.
Cosa fare allora? Raccogliere i dati giusti che riflettano esattamente il funzionamento dell'azienda, in modo che le decisioni successive possano basarsi su di essi. Con i dati corretti, le opportunità e le cose che possiamo fare sono illimitate. Ciò che noi di Workfellow vediamo più spesso nelle organizzazioni come la causa principale dei problemi di flusso di lavoro sono principalmente le attività manuali che impediscono alle persone di lavorare in modo efficiente.
- Capire dove la tecnologia può aiutarvi
Esistono tutte le tecnologie, gli strumenti e i software. Pensate a un'attività aziendale o a un processo che deve essere ottimizzato: è probabile che ci siano decine di strumenti che aiutano a risolvere la stessa sfida.
La domanda è: quale scegliere per un problema particolare? La tecnologia è il migliore strumento per aumentare la produttività e non si vuole perdere tutto ciò che può offrire. Nel frattempo, la scelta della tecnologia giusta deve essere molto accurata e basata su dati affidabili. Deve essere adatta alle vostre esigenze specifiche e deve fornire miglioramenti misurabili e un impatto verificabile sui vostri casi aziendali.
In che modo Workfellow ottimizza il lavoro?
Workfellow è un software che aiuta a vedere come viene svolto il lavoro nella vostra organizzazione. Fornisce il monitoraggio in tempo reale di tutti i processi e le attività legate al lavoro. Inoltre, suggerisce azioni prioritarie istantanee per ottimizzare le operazioni e le tecnologie aziendali e massimizzare l'eccellenza operativa. In questo modo, Workfellow garantisce che ogni ruolo e team possa concentrarsi sulle attività più critiche, con la certezza che tutto venga svolto nel modo più sicuro.
Una cosa è certa: le imprese si trovano ad affrontare cambiamenti a velocità accelerata, subendo shock da parte di clienti, fornitori, mercati, ecc. Le aziende devono quindi adattarsi rapidamente per rimanere competitive. L'unico modo per farlo è ottenere una chiara comprensione della realtà del lavoro in tutta l'organizzazione. In questo momento. E in questo, Workfellow può sicuramente aiutare.
