Recentemente, HFS Research ha identificato process intelligence come la tecnologia emergente più calda per le organizzazioni aziendali. Definiscono process intelligence come una combinazione di process mining e process discovery e affermano che 1 decision maker su 3 la considera la tecnologia principale per gli investimenti nel 2022.
Secondo una recente ricerca di HFS, il 92% degli intervistati che utilizzano process intelligence ritiene di gestire efficacemente l'allineamento dei processi. Il 50% degli intervistati dichiara di aspettarsi di percepire i benefici di process intelligence in un solo anno. Un altro 43% ritiene che process intelligence permetterà loro di vincere nei loro mercati entro un anno, utilizzando strategicamente i dati.
Tuttavia, come spesso accade durante l'implementazione di una nuova tecnologia, molti adottanti segnalano la mancanza di conoscenze umane come un ostacolo per ottenere il meglio da process intelligence. Per questo motivo, costruire un caso per process intelligence presenta ancora alcune sfide.
I 7 semplici passi per un business case di successo
1. Iniziare con obiettivi chiari. Identificate il problema che il software process intelligence può risolvere.
2. Quantificare i benefici attesi. Stimare i potenziali risparmi sui costi o i miglioramenti dei processi che process intelligence potrebbe apportare.
3. Calcolare il costo totale di proprietà (TCO). Valutare i costi di implementazione di process intelligence, compresi i costi di software, implementazione, consulenza e personale.
4. Definire il ROI atteso. Confrontate i benefici previsti con i costi stimati per determinare il ritorno sull'investimento (ROI).
6. Sviluppare una tempistica e un piano realistici. Sviluppate un piano per l'implementazione di process intelligence, che includa la tempistica e il budget.
7. Ottenere il consenso dei principali stakeholder. Presentare il business case alle parti interessate e ottenere la loro approvazione.
I consigli principali per costruire un caso aziendale per process intelligence
Ottenere una visione olistica dei processi
La tecnologia, sia essa primitiva o innovativa, è utile solo quando aiuta le persone che la utilizzano. Mantenere le persone informate, allineate e istruite è l'ingrediente chiave di un business case di successo. Inoltre, è necessario capire perché si sta implementando process intelligence, quali cambiamenti si vogliono ottenere e quale impatto avranno questi cambiamenti sulla propria azienda.
Un software process intelligence efficace offre un quadro olistico dei processi. Dovrebbe incorporare le parti migliori di process mining e task mining risultati per fornire una visione a 360 gradi del lavoro, dei processi e dei sistemi.
Ricordate che lo scopo di process intelligence è quello di far funzionare i processi in modo efficiente. Quando i processi funzionano in modo efficiente, liberano i dipendenti dal lavoro manuale inutile e ripetitivo. L'adozione di un software che digitalizza i processi e analizza il lavoro vi porterà sulla strada del successo.
Per offrire l'eccellenza ai vostri clienti, dovete dimostrare di essere:
- Avere una visione olistica e completa di ciò che guida il vostro processo
- Capire cosa influisce sulle prestazioni del processo
- Verificare la capacità dei sistemi aziendali di supportare l'esecuzione dei processi.
- Svelare e prevenire i processi ombra
Inserire lepersone giuste a bordo
In passato, la creazione di un business case per process mining richiedeva la collaborazione di analisti di dati, esperti di processi globali ed esperti IT. In realtà, process mining richiedeva un'implementazione pesante e specialisti di integrazione per collegare le fonti di dati e analisti di dati per pulire i dati e renderli utili. Inoltre, richiedeva che gli esperti di processo costruissero dashboard per ottenere informazioni utili.
Ma la comodità dei software moderni consente di saltare questi passaggi e di iniziare subito a testare. Con Workfellowè possibile fare un ulteriore passo avanti, visualizzando immediatamente i dati. L'ultima generazione di soluzioni process intelligence è in gran parte priva di integrazione. Tuttavia, il business case per process intelligence deve ancora coinvolgere persone come:
- Proprietari del processo
- Sviluppatori di processi
- I dipendenti devono armonizzare le operazioni e le prestazioni.
- Leader dell'automazione che sono disposti e in grado di aiutare
Spiegare i vantaggi in termini semplici
Process intelligence è molto efficace, ma l'implementazione di nuovi sistemi a volte può essere costosa e può persino causare interruzioni nei vari reparti. Per questo è probabile che dobbiate affrontare molte domande e preoccupazioni da parte di dipendenti e stakeholder.
Per costruire un'argomentazione convincente per l'investimento, dovete evidenziare in modo coerente i vantaggi di process intelligence e spiegare in modo convincente in che modo ottimizzerà le operazioni, aiuterà i team a raggiungere gli obiettivi aziendali, scoprirà le opportunità nascoste con intuizioni chiare e porterà benefici anche ai singoli dipendenti. Dovrete anche spiegare come misurerete il successo. Tagliare il gergo è fondamentale per rendere il caso convincente, quindi mantenete le risposte semplici.
Costruite il vostro business case su costi e risultati reali
Come per ogni caso di software aziendale, dovrete convincere il vostro team dirigenziale che il ritorno sull'investimento supererà i costi. In entrambi i casi, siate realistici su entrambi gli elementi quando presentate i calcoli del business case a process intelligence.
Per quanto riguarda i risultati di valore, non limitatevi a fornire una stima dei costi per i risparmi immediati. Process intelligence è un investimento a lungo termine con un valore cumulativo e additivo su diverse metriche di prestazione chiave che possono variare da un team all'altro, come il lead time, il costo per transazione, la soddisfazione del cliente, ecc. Invece di un beneficio in termini di risparmio sui costi, può essere visto come un fattore che favorisce l'eccellenza operativa.
Per quanto riguarda i costi, siate realistici sul costo totale di proprietà. Se state sostituendo process mapping e gli esercizi di scoperta precedentemente manuali, il costo totale del software potrebbe essere significativamente inferiore rispetto al costo che include la manodopera/il tempo necessario al vostro team o ai consulenti esterni. Un calcolo del TCO evidenzierà i vantaggi del moderno process intelligence rispetto agli approcci tradizionali, che richiedono investimenti nella connettività dei dati e nelle implementazioni.
Siate realistici sul vostro business case
È naturale che gli stakeholder esprimano preoccupazioni durante questo processo, quindi rassicurateli e fategli sapere cosa state facendo evidenziando i rischi e formulando un piano per superarli. Process intelligence porta risultati fantastici, soprattutto quando la complessità viene eliminata dall'equazione. Workfellow software riduce al minimo i rischi perché è facile da usare e non richiede investimenti significativi. Meno rischi significa meno resistenze da parte degli stakeholder.
Il bilancio
La crescita di process intelligence è dovuta in gran parte alla facilità d'uso e ai vantaggi che offre. Tuttavia, questo software è ancora piuttosto nuovo e talvolta incompreso. Quando si tratta di presentare un caso aziendale, ricordate di mostrare piuttosto che raccontare. La tecnologia di Workfellow è facile da testare e dimostrare il suo valore in un contesto reale per giustificare ulteriori investimenti.
