In questo episodio di Wonderful Work, il CMO di Workfellow Lari Numminen ha incontrato Jaakko Lehtinen, direttore di Sogeti e relatore di Keynote, per parlare di iperautomazione e di come ha costruito una carriera nella tecnologia. Abbiamo sintetizzato la loro interessante chiacchierata per aiutarvi nella vostra ricerca di intelligent automation.
Dall'apertura delle buste alla gestione dei reparti
Da bambino con un talento per la matematica e la fisica, Jaakko ha capito fin da piccolo che avrebbe studiato scienze. Nel 2006 si è laureato alla Helsinki University of Technology con un master in scienze, analisi dei sistemi e ricerca operativa.
Ma ha messo il piede sul primo gradino della scala della carriera ancora prima di iniziare l'università. Dopo la laurea, è andato a lavorare per OpusCapita, un'azienda di soluzioni aziendali e di approvvigionamento che lo aveva assunto come addetto allo smistamento di carta e buste da adolescente. È stato promosso a responsabile dello sviluppo globale, a responsabile delle operazioni e poi a leader dei pionieristici servizi robotic process automation .
Un giorno nella vita di Jaakko
Jaakko non ha una "giornata tipo". Alcuni giorni fornisce consulenza a persone su diversi progetti. Altri giorni è consulente per un progetto. Si occupa anche di vendite, marketing e reclutamento, oltre a gestire diverse persone.
"La definizione delle priorità e la distinzione tra compiti essenziali e non essenziali sono cose che faccio costantemente, così come fare le cose giuste al momento giusto".
I consigli di Jaakko per iniziare una carriera nell'automazione
Jaakko ha lavorato presso OpusCapita dal 1998 al 2017 e nel corso della sua carriera ha assistito a enormi sviluppi nell'automazione. Attribuisce il suo successo al fatto di aver trascorso del tempo con persone "più intelligenti" di lui. Naturalmente, esistono diversi tipi di intelligenza.
"Una delle mie manager era estremamente empatica. Mi ha insegnato molto su come lavorare con le altre persone. Un altro dei miei manager aveva il talento di far accadere le cose. Volevo imparare le parti migliori del loro comportamento", dice Jaakko.
Scomposizione del significato di iperautomazione
Il termine iperautomazione è stato coniato da Gartner per descrivere un approccio disciplinato e orientato al business utilizzato dalle organizzazioni per identificare, analizzare e automatizzare il maggior numero possibile di processi aziendali e IT.
Alcuni trovano questa spiegazione un po' complicata. Per una definizione più semplice, abbiamo chiesto a Jaakko come spiega l'iperautomazione alla sua famiglia.
"Devo dire che mi piace la definizione di Gartner", spiega Jaakko. "Ma per me iperautomazione significa utilizzare la tecnologia per automatizzare tutto ciò che è possibile. Ma la vostra definizione di iperautomazione dovrebbe sempre mostrare comprensione, illustrare che avete i mezzi per svilupparla e che disponete degli strumenti giusti per identificare ciò che potete automatizzare".
Per quanto riguarda l'implementazione dell'iperautomazione, Jaakko afferma: "Nel contesto del lavoro sulla conoscenza, molti strumenti di iperautomazione sono destinati alla scala. Spesso possono essere implementati rapidamente e appresi facilmente, soprattutto se si è già esperti di IT.
Come implementare con successo l'iperautomazione
Le aziende in cui la maggior parte dei dipendenti è seduta a una scrivania a gestire processi e applicazioni aziendali sono i candidati ideali per l'iperautomazione. "Vedo molte iniziative di iperautomazione partire da reparti come le paghe, le risorse umane, la finanza e la contabilità", afferma Jaakko.
Ma ci sono molte aziende diverse con esigenze diverse. Jaakko consiglia di evitare di copiare i processi realizzati da altri per rimediare ai loro processi dannosi.
"Ponetevi domande come: dove ho più persone? Ho bisogno di assumere altri dipendenti? Dove sono i peggiori colli di bottiglia? Troverete ciò che va bene e ciò che deve essere migliorato nelle risposte a queste domande".
Come Jaakko definisce il sito RPA a un bambino di 7 anni
"Robotic process automation significa che i computer lavorano da soli. È come se qualcuno usasse il computer con mouse e tastiera. Nessuno è presente per usare il computer, ma le cose continuano a muoversi sullo schermo", spiega Jaakko.
I vantaggi dell'iperautomazione
Molte aziende avviano iniziative di iperautomazione per risparmiare denaro. I processi automatici fanno anche risparmiare tempo. "Le persone che già utilizzano l'automazione tendono a vedere che le cose funzionano molto più velocemente di prima", afferma Jaakko.
Le transazioni semplici possono essere completate quasi in tempo reale. Stare in coda, in attesa che l'uomo elabori qualcosa, è un ricordo del passato. Ma il vantaggio più interessante dell'iperautomazione è l'enorme impatto che si può avere su attività che non sono mai state automatizzate.
Prendiamo ad esempio un reparto di assistenza clienti. Secondo Jaakko, "l'automazione di tutte le cose ovvie e facili lascia ai dipendenti il tempo di occuparsi dei compiti più difficili che richiedono intelligenza umana".
Errori comuni con l'iperautomazione
Ma molte cose possono andare storte con l'iperautomazione. E quando le cose vanno male, di solito è il risultato di una cattiva pianificazione. È necessario che le persone siano motivate a far sì che l'automazione abbia successo e che pensino profondamente a come automatizzare, a cosa automatizzare e a come creare un backlog di idee.
"La proprietà deve essere in un luogo che consenta la scalabilità. Se il proprietario si trova in un singolo reparto, si rischia di automatizzare solo una parte dell'azienda invece di scalare l'intera organizzazione", spiega Jaakko.
Un altro ostacolo comune è rappresentato dalle metriche. Molte aziende credono che il loro processo stia andando bene se hanno realizzato, ad esempio, 350 automazioni. Ma i grandi numeri non sempre si traducono in grandi risultati. Molte automazioni non significano necessariamente successo. Queste metriche devono essere misurate e le persone devono pensare se i costi e i rischi dell'automazione superano i benefici.
La differenza tra iperautomazione e RPA
L'iperautomazione e RPA sono collegati, ma non sono la stessa cosa. Ecco come Jaakko descrive le loro differenze.
"L'iperautomazione è più che altro un'ideologia che spinge a voler automatizzare tutto ciò che è possibile. Naturalmente, questo ha senso solo quando si riesce a identificare ciò che si vuole migliorare. RPA entra in gioco quando si sa cosa si vuole migliorare e cosa fare. Dopo di che, è il momento di identificare i migliori strumenti disponibili. RPA è solo uno strumento del più ampio zaino dell'iperautomazione".
I casi più interessanti di Jaakko RPA
Jaakko ha lavorato a molti casi interessanti, ma forse il più famoso è quello del governo finlandese. "Abbiamo iniziato a implementare RPA molto presto nel centro servizi del governo finlandese per i dipartimenti di finanza e risorse umane. Si è trattato di una novità assoluta, in quanto il governo finlandese è stato una delle prime organizzazioni del settore pubblico a utilizzare RPA".
Nel settore privato, Jaakko ha lavorato con un'azienda che sapeva che i costi del progetto erano superiori ai risparmi di tempo di lavoro previsti. Ma era convinta che una visione in tempo reale dei processi di acquisto avrebbe generato benefici per diversi milioni di euro.
Scoprite di più su Jaakko nel podcast di Wonderful Work
Se volete saperne di più su Jaakko e sul suo punto di vista sull'iperautomazione, date un'occhiata alla chiacchierata completa di Jaakko e Lari sul Wonderful Work Podcast.
