Según un reciente estudio de Everest Group task mining se ha convertido en una de las categorías de software de automatización inteligente de más rápido crecimiento, con un aumento de las inversiones por parte de las empresas del 75-85% este año.
En este artículo analizamos un ejemplo concreto de software task mining - centrado en objetos Task Mining (OCTM) desde la perspectiva de un caso de aprobación de créditos.
¿Qué es exactamente task mining?
Task mining es una categoría de software que captura automáticamente las interacciones de los usuarios en diversas aplicaciones empresariales, lo que permite evaluar y analizar la ejecución de las tareas de trabajo.
Esta tecnología permite abordar cuestiones como:
- ¿Pueden las personas ejecutar eficazmente las tareas asignadas, utilizando las herramientas y los recursos disponibles?
- ¿Cómo se distribuye el tiempo entre las distintas tareas y se concentran los empleados en el trabajo que aporta valor añadido?
- ¿Emplean los distintos equipos o personas distintos métodos para ejecutar las tareas? ¿Existen prácticas ejemplares que puedan difundirse?
- ¿Qué tareas actúan como cuellos de botella en procesos cruciales o inducen redundancias en los flujos de trabajo?
Enfoque centrado en objetos para task mining
Object-Centric Task Mining (OCTM) es un enfoque innovador, formulado en la década de 2020, que alinea las tecnologías task mining con los avances en inteligencia artificial y computación en la nube. Este avance permite a las empresas rastrear realmente los procesos a través de diversas aplicaciones empresariales e infraestructuras de TI. Al emplear tecnologías de vanguardia como Work API, OCTM proporciona una visibilidad completa tanto de las tareas como de los procesos dentro de las entidades empresariales.
OCTM adquiere información sobre procesos empresariales directamente de las interfaces de usuario de diversas aplicaciones empresariales, ofreciendo una perspectiva de los procesos y las tareas de objetos relacionados, como la facturación, la gestión de tickets de clientes y la solicitud de préstamos en toda una organización. Esta metodología genera una perspectiva automatizada y completa de los procesos y tareas.
La técnica de captura de datos de OCTM no interrumpe el trabajo de los empleados, ya que captura datos relacionados con objetos empresariales en tiempo real, de forma similar al Gestor de Tareas de Microsoft que se encuentra en numerosos ordenadores de sobremesa. Una distinción crucial es que OCTM se abstiene de recopilar información específica del usuario o datos de aplicaciones no corporativas. Por lo tanto, no supervisa tus actividades en plataformas como Spotify o Facebook ni tiene conocimiento de tu identidad. Su enfoque analítico se centra estrictamente en los objetos empresariales que pasan de una aplicación a otra.
En el ejemplo ilustrado, los eventos de tareas y procesos se registran a través de OCTM en relación con la aprobación de una orden de compra, con el objeto de negocio que se supervisa identificado como el número único de factura de compra 4500016565. OCTM puede asociar todas las tareas relacionadas con este objeto de negocio específico desde aplicaciones de negocio dispares y formular de forma autónoma un mapa de procesos de extremo a extremo, delineando sistemáticamente las tareas clave y los eventos del proceso.
Ejemplo de caso centrado en objetos task mining
Object-Centric Task Mining (OCTM) es fundamental para hacer frente a los acuciantes retos que plantean los equipos y las actividades empresariales globalizados de hoy en día, ya que ofrece adaptabilidad a intrincados entornos digitales compuestos por herramientas tanto contemporáneas como heredadas.
La principal ventaja de OCTM reside en su capacidad para supervisar objetos empresariales cruciales, como identificadores de casos, tickets de atención al cliente o números de envío distintos, a medida que se desplazan por las operaciones empresariales, eliminando la necesidad de grabar pantallas o de extraer registros de eventos adicionales de las bases de datos del sistema.
Consideremos un caso representativo de una institución bancaria internacional:
Una nueva solicitud de crédito se envía al CRM en la nube Salesforce y es examinada por el equipo de front office de Washington en Estados Unidos. Se reconoce una solicitud de crédito anterior y se evalúa su cumplimiento de las políticas. Tras la validación, el caso se entrega al siguiente equipo. El tiempo de trabajo activo del equipo medido sobre el caso asciende a 25 minutos.Posteriormente, el equipo de mid-office Madrid en España se ocupa de la solicitud de crédito 2,5 días después. El caso número CA5324 se verifica en una base de datos interna de Microsoft Excel, concluyendo la revisión del caso como aprobado, utilizando 30 minutos de tiempo de trabajo activo.Por último, 14 días después de la aprobación, el equipo de back office de Bangalore en India revisa el caso una vez que el cliente también acepta las condiciones de crédito. Las condiciones de crédito se actualizan en SAP S4/Hana y se notifica al equipo de crédito a través de Microsoft Teams.
El tiempo total de procesamiento manual de esta solicitud de crédito, registrado por OCTM, fue de 75 minutos, con un tiempo total de procesamiento de 17 días. Estas mediciones se comparan automáticamente con miles de transacciones análogas, y los principales puntos de cuello de botella se señalan a los propietarios del proceso.
Siguiente paso: lea más sobre los ejemplos de task mining en el libro electrónico centrado en objetos Task Mining.
