Nuestra visión de una empresa perfectamente optimizada.
Imaginemos por un momento cómo sería una empresa "perfectamente optimizada".
Es una organización que nunca deja de mejorar los procesos empresariales y de buscar las mejores formas de optimizar las operaciones. Reconoce los rápidos cambios del panorama y se adapta a ellos cada vez, igual que el océano se mantiene estable incluso después de la tormenta más dura.
Una organización así adopta un enfoque holístico de la automatización. Entiende el mercado y las tendencias y lidera la competencia gracias a su búsqueda incesante de la excelencia. Los tres pilares de la organización -personas, procesos y tecnología- son "amigos de los datos" y trabajan en perfecto equilibrio por el mismo objetivo.
En esta organización, todo el mundo trabaja en las cosas más valiosas sin tener que ejecutar proyectos de transformación cada dos años. No hay lugar para sistemas heredados ni estructuras en silos. En su lugar, la organización es transparente y está abierta a la evolución. Antes de ponernos más poéticos, sigamos adelante.
Optimizar es más de lo que crees...
La pregunta es: ¿existen organizaciones de este tipo en las que podamos pensar? Incluso las empresas más ágiles y basadas en datos tienen algún tipo de imperfección, y es bastante razonable: cuanto mayor es la empresa, más complejos son sus modelos operativos, sus aplicaciones empresariales y su panorama de procesos. Sin embargo, las organizaciones se esfuerzan por llegar a serlo para ser productivas y competitivas en el mercado. En este artículo, vamos a mostrar cómo Workfellow puede acercarle a ser una empresa perfectamente optimizada.
¿Qué es Workfellow?
Workfellow es una plataforma process intelligence que muestra cómo los equipos utilizan diferentes aplicaciones, herramientas y sistemas para llevar a cabo tareas y procesos con un enfoque innovador. Work API innovador. En pocas palabras, Workfellow ayuda a ver cómo se realiza el trabajo tal y como se ve en las huellas digitales y, a continuación, hace un seguimiento automático con recomendaciones sobre qué cambios tecnológicos o de procesos podrían mejorar el trabajo y las operaciones.
¿Qué pretenden las empresas con Workfellow?
Hay ciertas cosas que las empresas desearían y pueden conseguir en su viaje hacia la digitalización. En Workfellow, creemos que todo se reduce a estos tres criterios que, si se mejoran, podrían hacer que la empresa estuviera realmente optimizada.
Ratio de digitalización
Este ratio muestra la proporción de trabajo realizado en las aplicaciones empresariales preferidas. Cuanto más optimizada y digitalizada esté la empresa, mayor será el ratio de digitalización, lo que significa que la empresa funciona de forma más rápida y eficiente.
¿Por qué es importante? En el pasado, el objetivo de las empresas era pasar de los papeles a los documentos electrónicos: Word, Excel, facturación electrónica, todo electrónico. Lo que las empresas necesitan ahora para digitalizarse de verdad es una oficina "sin documentos".
Cuando Excel llegó a las oficinas, supuso un enorme salto de productividad en comparación con el lápiz y el papel. Sin embargo, ahora que hay muchos sistemas eficientes y miles de herramientas SaaS más adecuadas, las hojas de cálculo y los documentos que antes eran novedosos se convirtieron en enemigos de la eficiencia. Las innumerables hojas de cálculo y documentos que se mueven dentro de los equipos y a través de las unidades nos han hecho la vida más difícil y el trabajo más complejo. La gente tiene que pasar horas navegando por toda la información, encontrando lo que necesita y actualizando esos malditos archivos, lo que impide que los datos fluyan y, por tanto, disminuye la visibilidad.
*Aquí, por aplicaciones empresariales preferidas, nos referimos a las herramientas, tecnologías y aplicaciones más óptimas para la tarea o el proceso concreto en la organización concreta. Por ejemplo, crear informes de BI en tiempo real o sustituir Excel por Fetch API mejoraría la productividad, por lo que sería una aplicación preferida en este caso concreto.
Flujo
Esta proporción demuestra lo "limpio" que es nuestro trabajo.
Elaborar informes manuales tecleando los datos, responder repetidamente a las mismas preguntas y rellenar cada semana el mismo informe para las partes interesadas son tareas que impiden que el trabajo vaya sobre ruedas. Los equipos podrían ahorrar mucho tiempo eliminándolas y centrándose en tareas más críticas y que aporten valor.
Como solución, ayudarse de secuencias de comandos de automatización donde sea necesario u optimizar los flujos de trabajo haría que el trabajo no requiriera esfuerzo y fuera intuitivo, haciendo que literalmente fluyera.
Tiempo
El tercer ratio está muy relacionado con los dos primeros y es un resultado directo de lo que se ha hecho antes para mejorar y automatizar los flujos de trabajo. Como su propio nombre indica, muestra cómo los cambios realizados en el uso del software han contribuido a reducir el tiempo. Podemos ver el impacto real de lo que hacemos: cuánto tiempo podemos ahorrar mejorando el trabajo y deshaciéndonos de actividades manuales, mundanas y repetitivas.
El tiempo ahorrado es una medida esencial si la empresa quiere ser más eficiente y productiva.
Estos tres criterios se describen y miden automáticamente en nuestro software, lo que permite a los usuarios hacer un seguimiento de sus logros en el camino hacia la digitalización. Muchas empresas intentan ofrecer estas métricas, pero a menudo se basan en estimaciones y no proporcionan una visión holística de la digitalización desde todas las perspectivas. Workfellow es la primera plataforma que mide estos indicadores basándose en datos y hechos en tiempo real.
¿Qué significarían los cambios en estas medidas para una empresa?
En cuanto estas medidas mejoran dentro de la organización, el trabajo se vuelve más fluido, sin fricciones y transparente. Esto también repercute directamente en la productividad de los empleados, que encontrarán el trabajo más agradable y menos manual. Además, los procesos se digitalizan, optimizan y automatizan más, y la tecnología aumenta el número de personas para que el trabajo tenga más sentido.
¿Cómo optimizarse?
Para llegar a estar realmente optimizado, es vital comprender las partes del trabajo que impiden estarlo y/o que podrían mejorarse.
- No tengas documentos.
Ya lo hemos mencionado, pero merece la pena volver a señalarlo. Pasar del papel a los documentos electrónicos ha sido un paso disruptivo en la forma de operar de las empresas. Sin embargo, una vez realizado el cambio, la gente se ha vuelto demasiado dependiente de los documentos electrónicos y ha empezado a crearlos y utilizarlos literalmente para todo.
¿Recuerdas la última vez que estuviste navegando por la carpeta compartida llena de documentos de Word y hojas de cálculo intentando encontrar ese pequeño dato? Exacto, ¡conocemos el dolor! De repente, nos hemos vuelto demasiado dependientes de los documentos y hemos adquirido el hábito de crear documentos para cada cosa.
Puede resultar bastante difícil de aceptar a estas alturas, pero es posible reducir los documentos de nuestro trabajo. De hecho, existen muchas herramientas y software completos para fines específicos que ayudan a organizar diferentes piezas de información en un único lugar de forma organizada y ordenada en lugar de tener que tenerlas en múltiples documentos. Así que, como conclusión clave, al igual que en su día nos convertimos en "sin papeles", tenemos el potencial de convertirnos en "sin documentos" e iniciar una nueva era en el tratamiento de la información.
- Ver la realidad del trabajo.
Antes de iniciar cualquier actividad y proyecto de digitalización/automatización, es esencial comprender qué es exactamente lo que impide que el trabajo sea fluido o lo que potencialmente lo rompe. Si una empresa quiere optimizarse (léase: tener éxito), primero tiene que conocer el estado actual de sus operaciones. Sin conocer suficientemente el punto A, es prácticamente imposible llegar al punto B: un objetivo final.
¿Qué debemos hacer entonces? Recopilar los datos adecuados que reflejen exactamente cómo funciona la empresa para poder basar en ellos las decisiones posteriores. Hay un abanico ilimitado de oportunidades y cosas que podemos hacer con los datos correctos. Lo que nosotros, en Workfellow, vemos más a menudo en las organizaciones como la principal causa de los problemas de flujo de trabajo son principalmente las actividades manuales que impiden que la gente trabaje de manera eficiente.
- Entender dónde puede ayudarle la tecnología
Todas las tecnologías, herramientas y software están ahí. Piense en cualquier tarea empresarial o en un proceso que necesite optimización: lo más probable es que haya docenas de herramientas que le ayuden con el mismo reto.
La pregunta es: ¿cuál elegir para un problema concreto? La tecnología es el mejor potenciador de la productividad, y no querrá perderse todo lo bueno que puede aportar. Mientras tanto, la elección de la tecnología adecuada debe ser muy minuciosa y basarse en datos fiables. Debe ser la que mejor se adapte a sus necesidades específicas, debe proporcionar una mejora cuantificable y un impacto verificable en sus casos empresariales.
¿Cómo optimiza el trabajo Workfellow ?
Workfellow es un software que ayuda a ver cómo se realiza el trabajo en su organización. Permite supervisar en tiempo real todos los procesos y actividades relacionados con el trabajo. Además, sugiere al instante acciones prioritarias para optimizar las operaciones y tecnologías empresariales con el fin de maximizar la excelencia operativa. De este modo, Workfellow garantiza que cada función y el equipo puedan centrarse en las cosas más críticas mientras tienen la seguridad de que todo se hace de la manera más segura.
Una cosa es segura: las empresas se enfrentan a cambios a una velocidad acelerada experimentando choques de clientes, proveedores, mercados, etc. Así que las empresas necesitan adaptarse rápidamente para seguir siendo competitivas. La única forma de hacerlo es comprendiendo claramente la realidad del trabajo en toda la organización. Ahora mismo. Y en eso, Workfellow sin duda puede ayudar.
