En este episodio de Wonderful Work, Workfellow CMO Lari Numminen se sentó con Jaakko Lehtinen, Director de Sogeti y ponente principal, para hablar sobre la hiperautomatización y cómo construyó su carrera en tecnología. Hemos resumido su interesante charla para ayudarte en tu búsqueda de la automatización inteligente.
De abrir sobres a gestionar departamentos
Como niño con talento para las matemáticas y la física, Jaakko supo desde pequeño que estudiaría ciencias. En 2006 se licenció en Ciencias, Análisis de Sistemas e Investigación Operativa por la Universidad Tecnológica de Helsinki.
Pero puso el pie en el primer peldaño de su carrera incluso antes de empezar la universidad. Después de graduarse, entró a trabajar en OpusCapita, una empresa de soluciones empresariales y de contratación pública que le contrató para clasificar papel y sobres cuando era adolescente. Allí ascendió a director de desarrollo global, director de operaciones y luego a responsable de sus servicios pioneros Automatización Robótica de Procesos .
Un día en la vida de Jaakko
Jaakko no tiene realmente un "día típico". Algunos días asesora a gente en distintos proyectos. Otros, asesora en un proyecto. Incluso participa en ventas, marketing y contratación, además de dirigir a varias personas.
"Priorizar y ver la diferencia entre tareas esenciales y no esenciales son cosas que hago constantemente, así como hacer las cosas correctas en el momento adecuado".
Consejos de Jaakko para empezar una carrera en automatización
Jaakko trabajó en OpusCapita de 1998 a 2017 y ha visto enormes avances en automatización durante su carrera. Atribuye su éxito a pasar tiempo con personas "más inteligentes" que él. Por supuesto, hay muchos tipos diferentes de inteligencia.
"Una de mis jefas era extremadamente empática. Me enseñó mucho sobre cómo trabajar con otras personas. Otro de mis jefes tenía talento para hacer que las cosas sucedieran. Quería aprender lo mejor de su comportamiento", dice Jaakko.
Desglosar el significado de hiperautomatización
El término hiperautomatización fue acuñado por Gartner para describir un enfoque disciplinado e impulsado por la empresa que utilizan las organizaciones para identificar, examinar y automatizar tantos procesos empresariales y de TI como sea posible.
Algunas personas encuentran esta explicación algo complicada. Para una definición más sencilla, le preguntamos a Jaakko cómo explica la hiperautogestión a su familia.
"Debo decir que me gusta la definición de Gartner", explica Jaakko. "Pero, para mí, hiperautomatización significa utilizar la tecnología para automatizar todo lo posible. Pero tu definición de hiperautomatización siempre debe mostrar comprensión, ilustrar que tienes los medios para desarrollarla y que cuentas con las herramientas adecuadas para identificar lo que puedes automatizar."
En cuanto a la implantación de la hiperautomatización, Jaakko afirma: "En el contexto del trabajo del conocimiento, muchas herramientas de hiperautomatización están pensadas para la escala. A menudo pueden implantarse rápidamente y aprenderse con facilidad, sobre todo si ya se dominan las TI".
Cómo implantar con éxito la hiperautomatización
Las empresas en las que la mayoría de los empleados están sentados en un escritorio ejecutando procesos y aplicaciones empresariales son candidatas ideales para la hiperautomatización. "Veo muchas iniciativas de hiperautomatización en departamentos como nóminas, RRHH, finanzas y contabilidad", afirma Jaakko.
Pero hay muchas empresas diferentes con muchas necesidades diferentes. Jaakko aconseja evitar copiar procesos realizados por otros para remediar sus procesos perjudiciales.
"Hágase preguntas como: ¿dónde tengo más personal? ¿Necesito contratar a más empleados? ¿Dónde están los peores cuellos de botella? Encontrará lo que va bien y lo que hay que mejorar en las respuestas a estas preguntas".
Cómo define Jaakko RPA a un niño de 7 años
"Automatización Robótica de Procesos significa que los ordenadores funcionan por sí solos. Es como si alguien utilizara el ordenador con un ratón y un teclado. No hay nadie que utilice el ordenador, pero las cosas siguen moviéndose en la pantalla", explica Jaakko.
Las ventajas de la hiperautomatización
Muchas empresas ponen en marcha iniciativas de hiperautomatización para ahorrar dinero. Los procesos automáticos también ahorran tiempo. "La gente que ya utiliza la automatización tiende a ver que las cosas funcionan mucho más rápido que antes", dice Jaakko.
Las transacciones sencillas pueden realizarse casi en tiempo real. Quedarse en una cola esperando a que un humano procese algo es cosa del pasado. Pero el beneficio más interesante de la hiperautomatización es el enorme impacto que puede ver en actividades que nunca automatizó en absoluto.
Tomemos como ejemplo un departamento de atención al cliente. Según Jaakko, "Automatizar todo lo obvio y fácil deja tiempo a los empleados para ocuparse de las tareas más difíciles que requieren inteligencia humana."
Errores comunes de la hiperautomatización
Pero muchas cosas pueden ir mal con la hiperautomatización. Y cuando las cosas van mal, suele ser el resultado de una mala planificación. Se necesitan personas motivadas para que la automatización tenga éxito y que reflexionen a fondo sobre cómo automatizar, qué automatizar y cómo crear una cartera de ideas.
"La propiedad debe estar en algún lugar que permita la escalabilidad. Si el propietario está en un único departamento, se corre el riesgo de automatizar solo una parte de la empresa en lugar de ampliarla a toda la organización", explica Jaakko.
Otro escollo habitual son las métricas. Muchas empresas creen que su proceso va bien si han realizado, por ejemplo, 350 automatizaciones. Pero las grandes cifras no siempre se traducen en grandes resultados. Muchas automatizaciones no significan necesariamente éxito. Hay que medir estas métricas y pensar si los costes y riesgos de la automatización compensan los beneficios.
La diferencia entre hiperautomatización y RPA
La hiperautomatización y RPA están relacionadas, pero no son exactamente lo mismo. Así es como Jaakko describe sus diferencias.
"La hiperautomatización es más bien una ideología que te lleva a querer automatizar todo lo que puedas. Por supuesto, esto sólo tiene sentido cuando puedes identificar lo que quieres mejorar. RPA entra en escena cuando sabes lo que quieres mejorar y lo que hay que hacer. Después de esto, es el momento de identificar las mejores herramientas que existen. RPA es sólo una herramienta en la gran mochila de la hiperautomatización".
Los casos más interesantes de Jaakko RPA
Jaakko ha trabajado en muchos casos interesantes, pero quizá el más famoso sea el del Gobierno finlandés. "Empezamos a implantar RPA bastante pronto en el centro de servicios del gobierno finlandés para sus departamentos de finanzas y RRHH. Esto fue pionero, ya que el gobierno finlandés fue una de las primeras organizaciones del sector público en utilizar RPA."
En el sector privado, Jaakko trabajó con una empresa que sabía que los costes del proyecto eran superiores al ahorro de tiempo de trabajo previsto. Pero confiaban en que disponer de una visión en tiempo real de sus procesos de compra generaría beneficios multimillonarios.
Más información sobre Jaakko en el podcast Wonderful Work
Si quieres saber más sobre Jaakko y su punto de vista sobre la hiperautomatización, echa un vistazo a la charla completa de Jaakko y Lari en el podcast Wonderful Work.
