Dans cet épisode de la série de podcasts Wonderful Work, nous discutons avec Jarno Salomäki - un expert en achats avec plus de 20 ans d'expérience, qui a récemment lancé sa propre startup Procurenode. Découvrez le monde merveilleux de la gestion efficace des dépenses et les raisons pour lesquelles chaque dirigeant d'entreprise devrait s'en préoccuper.
De la musique à la chimie en passant par les marchés publics
La curiosité et l'ouverture d'esprit de Jarno l'ont définitivement guidé dans un parcours professionnel très intéressant. Dans ses jeunes années, la plus grande passion de Jarno était de jouer de la batterie. En fait, il fait encore des concerts occasionnels avec ses amis. Après avoir réalisé qu'une carrière musicale n'était pas pour lui, Jarno a commencé à travailler dans une entreprise de produits chimiques, ce qui lui a donné le goût de la chimie. Cependant, après avoir étudié la chimie pendant un certain temps, il s'est laissé emporter par la logistique et l'approvisionnement lors d'un emploi d'été dans une société de production. "Je ne connaissais rien aux machines ou à ce genre de choses. C'est donc, une fois encore, la curiosité qui m'a poussé à m'intéresser à ce domaine", a déclaré Jarno.
Le point de vue de Jarno sur ce qui rend la passation de marchés difficile
Jarno est convaincu que le processus de passation des marchés est très simple et direct. "La complexité et les défis viennent de tout ce qui l'entoure. Il y a une multitude d'acteurs différents dans toute l'entreprise, venant de différents services et ayant des antécédents différents, ayant une exposition différente aux spécifications de construction et à la mise en place de demandes d'achat", explique Jarno.
La situation est encore plus complexe dans les entreprises internationales, où chaque pays peut avoir sa propre façon de faire les choses. La clé d'une passation de marchés réussie réside dans la collaboration et l'établissement de relations de confiance avec toutes les parties prenantes. Comme le dit Jarno en citant son ancien directeur, l'achat, c'est comme la vente, et cela requiert un ensemble de compétences similaires.
Comment la boîte à outils typique de la passation de marchés a-t-elle évolué au fil du temps ?
Jarno affirme qu'actuellement, l'ensemble du paysage connaît des changements majeurs. En effet, grâce à l'IA et à d'autres technologies, il existe de nombreux outils émergents qui peuvent faciliter les achats. Parmi les plus importants, citons les outils de visualisation des dépenses et les outils d'achat-paiement. La pandémie mondiale a également donné un bon coup de pouce aux solutions de gestion des contrats. "Cependant, les achats manquent souvent de ressources et d'investissements. Il est un peu plus difficile de demander les outils qui font vraiment la différence dans le travail d'un responsable des achats", explique Jarno.
Le point de vue de Jarno sur la numérisation des achats en Finlande
Dans l'ensemble, M. Jarno se réjouit du niveau de numérisation en Finlande, qui occupe depuis quelques années la première place dans le classement des performances numériques de l'UE. Cependant, il existe un fossé entre les grandes et les petites organisations, affirme Jarno. Les grandes organisations disposent des ressources et des compétences nécessaires pour investir dans la numérisation des achats, tandis que les petites entreprises ne voient parfois même pas les avantages possibles de la numérisation.
Quelle devrait être l'approche de la passation de marchés basée sur les données ?
"Tout d'abord, les marchés publics doivent atteindre un niveau qui leur permette d'être guidés par les données", explique M. Jarno. Pour cela, il faut d'abord disposer de données facilement accessibles et de bonne qualité afin de pouvoir effectuer des analyses et utiliser les outils de numérisation émergents. Ce n'est qu'après cela que l'on peut acquérir un avantage concurrentiel et passer de "savoir ce qui s'est passé" à "prévoir ce qui pourrait se passer".
Comment Jarno relève-t-il le défi de la gestion des dépenses indirectes ?
"Définir les dépenses indirectes est le défi ultime des dépenses indirectes", plaisante Jarno. La principale différence entre les achats directs et indirects est que, dans ce dernier cas, le besoin d'acheter des choses vient des parties prenantes. Ainsi, on ne crée pas directement de la valeur pour le client final, mais on le fait en aidant d'autres parties prenantes.
L'une des principales erreurs commises par les chefs d'entreprise est de se focaliser sur la réduction des prix et les indicateurs clés de performance, en oubliant l'objectif principal des achats indirects. Jarno conseille de percevoir les achats indirects comme un service à la clientèle, de considérer les parties prenantes comme des clients internes et d'essayer de les aider à réussir dans ce qu'elles font.
Que peuvent faire les responsables des achats pour protéger l'entreprise en période d'inflation ?
L'efficacité des coûts est le principal moteur des achats. Selon M. Jarno, l'un des moyens d'y parvenir est d'établir des relations de confiance à long terme avec les fournisseurs. "Vous devez comprendre quels sont les souhaits et les besoins des fournisseurs, ce que vous pouvez offrir en tant qu'acheteur et quel est l'intérêt du fournisseur à se lancer et à offrir les services en premier lieu. En regroupant les produits et les services, vous pouvez commencer à proposer aux fournisseurs des offres portant sur des volumes plus importants. Il peut s'agir d'une situation gagnant-gagnant, l'entreprise bénéficiant de prix unitaires plus bas et les fournisseurs d'un chiffre d'affaires plus élevé.
De bonnes relations avec les fournisseurs peuvent également s'avérer utiles en cas de perturbation de la chaîne d'approvisionnement et de pénurie de matériaux, lorsque les fournisseurs ne disposent pas de suffisamment de fournitures pour tous les clients et doivent les répartir en fonction de leurs préférences.
La numérisation doit rapprocher les gens
Jarno estime que l'une des choses les plus importantes dans le domaine des marchés publics est de mettre les gens en contact et d'établir des relations étroites. La numérisation des achats devrait favoriser la communication entre les différentes parties prenantes, et non l'interrompre. Il évoque l'un des meilleurs commentaires qu'il ait reçus, à savoir : "Ne construisez pas de solution qui vienne se mettre en travers de la route : "Ne construisez pas une solution qui s'interpose entre les achats et les fournisseurs." L'interaction interhumaine est le critère le plus important pour déterminer ce que devrait être la passation de marchés.
Le podcast "The Wonderful Work" (L'œuvre merveilleuse)
Si vous souhaitez en savoir plus sur Jarno et son point de vue sur les marchés publics, consultez l'intégralité de l'entretien entre Jarno et Lari sur le podcast Wonderful Work.
