Dans cet épisode de Wonderful Work, Lari Numminen, CMO de Workfellow , s'est entretenue avec Jaakko Lehtinen, directeur chez Sogeti et conférencier, pour parler de l'hyperautomatisation et de la façon dont il a construit sa carrière dans la technologie. Nous avons résumé leur intéressante discussion pour vous aider dans votre quête d'une automatisation intelligente.
De l'ouverture des enveloppes à la gestion des services
Enfant doué pour les mathématiques et la physique, Jaakko a su dès son plus jeune âge qu'il s'orienterait vers des études scientifiques. En 2006, il a obtenu un master en sciences, en analyse des systèmes et en recherche opérationnelle à l'université de technologie d'Helsinki.
Mais il a mis le pied sur le premier échelon de sa carrière avant même d'avoir commencé l'université. Après avoir obtenu son diplôme, il est entré au service d'OpusCapita, une entreprise de solutions pour les entreprises et les marchés publics qui l'avait employé pour trier du papier et des enveloppes lorsqu'il était adolescent. Il y a été promu responsable du développement mondial, responsable des opérations, puis responsable des services pionniers Automatisation des processus par la robotique .
Une journée dans la vie de Jaakko
Jaakko n'a pas vraiment de "journée type". Certains jours, il conseille des personnes sur différents projets. D'autres jours, il est consultant pour un projet. Il peut même être impliqué dans les ventes, le marketing et le recrutement, ainsi que dans la gestion de plusieurs personnes.
"Je m'efforce constamment d'établir des priorités et de faire la différence entre les tâches essentielles et non essentielles, ainsi que de faire les bonnes choses au bon moment".
Les conseils de Jaakko pour démarrer une carrière dans l'automatisation
Jaakko a travaillé chez OpusCapita de 1998 à 2017 et a assisté à d'énormes développements en matière d'automatisation au cours de sa carrière. Il attribue son succès au fait qu'il a passé du temps avec des personnes "plus intelligentes" que lui. Bien entendu, il existe de nombreux types d'intelligence.
"L'une de mes responsables était extrêmement empathique. Elle m'a beaucoup appris sur le travail avec les autres. Un autre de mes managers était doué pour faire avancer les choses. Je voulais apprendre les meilleurs aspects de leur comportement", explique Jaakko.
Décrypter le sens de l'hyperautomatisation
Le terme "hyperautomation" a été inventé par Gartner pour décrire une approche disciplinée et orientée vers l'entreprise, utilisée par les organisations pour identifier, contrôler et automatiser autant de processus commerciaux et informatiques que possible.
Certains trouvent cette explication un peu compliquée. Pour une définition plus concise, nous avons demandé à Jaakko comment il explique l'hyperautomatisation à sa famille.
"Je dois dire que j'aime la définition de Gartner", explique Jaakko. "Mais pour moi, l'hyperautomatisation consiste à utiliser la technologie pour automatiser tout ce qui est possible. Mais votre définition de l'hyperautomatisation doit toujours faire preuve de compréhension, montrer que vous avez les moyens de la développer et que vous disposez des bons outils pour identifier ce que vous pouvez automatiser.
En ce qui concerne la mise en œuvre de l'hyperautomatisation, Jaakko déclare : "Dans le contexte du travail de la connaissance, de nombreux outils d'hyperautomatisation sont conçus pour être mis en œuvre à grande échelle. Ils peuvent souvent être mis en œuvre rapidement et appris facilement, surtout si vous maîtrisez déjà les technologies de l'information.
Comment réussir la mise en œuvre de l'hyperautomatisation
Les entreprises où la plupart des employés sont assis à un bureau et gèrent des processus et des applications commerciales sont des candidats idéaux pour l'hyperautomatisation. "Je vois beaucoup d'initiatives d'hyperautomatisation dans des départements tels que la paie, les ressources humaines, les finances et la comptabilité", explique Jaakko.
Mais il existe de nombreuses entreprises différentes ayant des besoins différents. Jaakko conseille d'éviter de copier les processus mis au point par d'autres pour remédier à leurs processus nuisibles.
"Posez-vous des questions telles que : où ai-je le plus de personnel ? Dois-je recruter davantage d'employés ? Où se trouvent les goulets d'étranglement les plus importants ? Vous trouverez dans les réponses à ces questions ce qui va bien et ce qui doit être amélioré."
Comment Jaakko définit RPA pour un enfant de 7 ans
"Automatisation des processus par la robotique signifie que les ordinateurs fonctionnent par eux-mêmes. C'est comme si quelqu'un utilisait l'ordinateur avec une souris et un clavier. Personne n'est là pour utiliser l'ordinateur, mais les choses continuent à bouger sur l'écran", explique Jaakko.
Les avantages de l'hyperautomatisation
De nombreuses entreprises lancent des initiatives d'hyperautomatisation pour économiser de l'argent. Les processus automatiques permettent également de gagner du temps. "Les personnes qui utilisent déjà l'automatisation ont tendance à voir les choses fonctionner beaucoup plus rapidement qu'auparavant", déclare Jaakko.
Les transactions simples peuvent être effectuées presque en temps réel. Le fait de rester dans une file d'attente, en attendant que des humains traitent quelque chose, appartient au passé. Mais l'avantage le plus intéressant de l'hyperautomatisation est l'impact considérable qu'elle peut avoir sur des activités que vous n'aviez jamais automatisées.
Prenons l'exemple d'un service clientèle. Selon Jaakko, "l'automatisation de toutes les tâches évidentes et faciles donne aux employés le temps de s'occuper des tâches les plus difficiles qui requièrent de l'intelligence humaine".
Les erreurs courantes en matière d'hyperautomatisation
Mais beaucoup de choses peuvent mal tourner avec l'hyperautomatisation. Et lorsque les choses tournent mal, c'est généralement le résultat d'une mauvaise planification. Vous avez besoin de personnes motivées pour faire de l'automatisation une réussite et qui réfléchissent en profondeur à la manière d'automatiser, à ce qu'il faut automatiser et à la manière de créer un carnet d'idées.
"La propriété doit se situer à un endroit qui permette une mise à l'échelle. Si le propriétaire se trouve dans un seul département, vous risquez de n'automatiser qu'une partie de l'entreprise au lieu de l'étendre à l'ensemble de votre organisation", explique Jaakko.
Une autre pierre d'achoppement fréquente est la métrologie. De nombreuses entreprises pensent que leur processus se déroule bien si elles ont réalisé, par exemple, 350 automatisations. Mais les grands chiffres ne se traduisent pas toujours par de grands résultats. Un grand nombre d'automatisations n'est pas nécessairement synonyme de succès. Ces paramètres doivent être mesurés et les gens doivent se demander si les coûts et les risques de l'automatisation l'emportent sur les avantages.
La différence entre l'hyperautomatisation et la RPA
L'hyperautomation et le site RPA sont liés, mais ce n'est pas tout à fait la même chose. Voici comment Jaakko décrit leurs différences.
"L'hyperautomatisation est plutôt une idéologie qui vous pousse à automatiser tout ce que vous pouvez. Bien sûr, cela n'a de sens que si vous pouvez identifier ce que vous voulez améliorer. RPA entre en jeu lorsque vous savez ce que vous voulez améliorer et ce qu'il faut faire. Après cela, il est temps d'identifier les meilleurs outils existants. RPA n'est qu'un outil dans le grand sac à dos de l'hyperautomatisation".
Les cas les plus intéressants de Jaakko RPA
Jaakko a travaillé sur de nombreux cas intéressants, mais le plus célèbre est sans doute celui du gouvernement finlandais. "Nous avons commencé à mettre en œuvre RPA assez tôt dans le centre de services du gouvernement finlandais pour ses départements des finances et des ressources humaines. C'était une première, car le gouvernement finlandais a été l'une des premières organisations du secteur public à utiliser RPA."
Dans le secteur privé, Jaakko a travaillé avec une entreprise qui savait que les coûts du projet étaient plus élevés que les économies de temps de travail attendues. Mais elle était persuadée que le fait d'avoir une vue en temps réel de ses processus d'achat générerait des bénéfices de plusieurs millions d'euros.
En savoir plus sur Jaakko sur le podcast Wonderful Work
Si vous souhaitez en savoir plus sur Jaakko et son point de vue sur l'hyperautomatisation, vous pouvez consulter l'intégralité de l'entretien entre Jaakko et Lari sur le Wonderful Work Podcast.
